17 jul Aan welke administratieve verplichtingen dient een vereniging voor mede-eigenaars (VME) te voldoen? Hoeveel kan dit kosten?
Bij de overgang van een syndicus-mede-eigenaar naar een professionele syndicus, krijgt de vereniging voor mede-eigenaars maar al te vaak te maken met bijkomende administratieve kosten waarop men in eerste instantie niet had gerekend.
Het gaat dan hoofdzakelijk om administratieve verplichtingen voor de vereniging voor mede-eigenaars, dewelke:
- reeds enkele jaren in orde hadden moeten zijn (bv. aanvragen ondernemingsnummer), of;
- net heel recentelijk verplicht werden (bv. GDPR compliancy dossier en RIO).
Het gebrek aan voldoende kennis van wettelijke verplichtingen en veranderende wetgeving, ligt nu net heel vaak aan de basis van de overschakeling naar een professioneel syndicus. Alleen wordt hierbij te weinig rekening gehouden met alle mogelijke extra kosten die hiermee gepaard gaan om dit alles (vaak met terugwerkende kracht) in orde te stellen voor de VME.
Plots lijkt het alsof de nieuwe syndicus alles heel duur maakt!
Wat de syndicus nu net allemaal dient te controleren of in orde te maken om de vereniging voor mede-eigenaars administratief te beheren, lees je hieronder.
Hoe beter het dossier in orde is, hoe lager de opstartkost
Bij de overschakeling naar de nieuwe syndicus geldt de regel: ‘hoe beter het dossier in orde is, hoe lager de administratieve opstartkost’.
Indien de vereniging voor mede-eigenaars met geen enkele van de administratieve verplichtingen in orde is, mag je je verwachten aan een grote eenmalige opstartkost.
Jalo Beheer zal hierover steeds verslag uitbrengen op de eerste algemene vergadering, gezien zij dit onderdeel intensief auditeert voor elke nieuwe VME onder haar beheer.
Verplichte onmiddellijke regularisatie bij overgang
Over het al dan niet in orde brengen van deze administratieve verplichtingen hoeft, geen discussie, stemming of goedkeuring door de AV gezien het wettelijke karakter. Jalo Beheer (en elke andere syndicus) dient al deze zaken per onmiddellijk te regulariseren indien ze zouden ontbreken en rekent hiervoor de kosten integraal door aan de vereniging voor mede-eigenaars.
De syndicus heeft hier als wettelijke vertegenwoordiger van de VME immers ‘afleveringsplicht’, het ontbreken van administratieve stukken in het dossier komt op de verantwoordelijkheid van de syndicus.
Welke zaken controleert Jalo Beheer indien een nieuwe vereniging van mede-eigenaars onder haar beheer komt?
Om te voldoen aan de wettelijke administratieve verplichtingen voor een vereniging van mede-eigenaars, dient de syndicus alvast bij de opstart van het beheer volgende zaken te controleren/in orde te brengen:
- Aanvraag ondernemingsnummer
- Inschrijving syndicus in het KBO
- Controle erfgoedrelicten
- Afsluit van (oude) rekeningnummers en opening van nieuwe rekeningen
- Vertaling, opvraging, analyse van de statuten van de VME
- Opzoeking eigendomstitels in het kadaster
- Risicogrond analyse
- Reglement van Interne Orde (RIO)
- GDPR-wetgeving
- Syndicusbordje
- Liftsignalisatie
Opgelet: bovenstaande lijst is niet-limitatief! *
Aanvraag ondernemingsnummer
Elke VME dient verplicht over een ondernemingsnummer te beschikken dewelke dient vermeld te worden op elk officieel document van de VME. Indien de VME nog niet over een ondernemingsnummer beschikt, zal de syndicus er één aanvragen.
Kostprijs hieraan verbonden : nihil (tenzij er extra opzoekwerk of communicatie dient verricht te worden)
Inschrijving syndicus in het KBO
Elke vereniging voor mede-eigenaars dient haar syndicus te registreren in het KBO (verplicht bij elke syndicuswissel). Deze registratie gebeurt in opdracht van de syndicus die een dossier samenstelt om in te dienen bij een ondernemingsloket, dewelke op haar beurt de registratie in orde brengt.
Kostprijs hieraan verbonden, is geraamd op: €75 dossierkost syndicus + €87 inschrijvingskost ondernemingsloket = €162
Deze kost is altijd van toepassing in geval er van syndicus gewisseld wordt.
Controle erfgoedrelicten
Bij de start van zijn mandaat doet de syndicus een controle om na te gaan of het gebouw is opgenomen in de erfgoedlijst als ‘relict’. Deze controle is van belang bij het verdere beheer in het kader van verbouwingswerken e.d..
Kostprijs hieraan verbonden: nihil (tenzij extra opzoekwerk of communicatie vereist is).
Opmerking: eventuele kosten die kunnen voortvloeien uit het resultaat van deze controle, zijn steeds ten laste van de VME.
Afsluit (oude) rekeningnummers en opening nieuwe rekeningen
Ook een correcte regeling omtrent rekeningnummers behoort tot de administratieve verplichtingen voor de vereniging van mede-eigenaars.
De syndicus zal bij de aanvang van zijn mandaat dus de bestaande rekeningnummers afsluiten en nieuwe rekeningnummers openen. Hiervoor dient hij een dossier samen te stellen met documenten die zijn mandaat wettigen (met o.a. aanstellingsverslag, syndicusovereenkomst, …)
Kostprijs hieraan verbonden: nihil, behoudens er hiervoor extra opzoekwerk, bijkomende communicatie of daden van beheer dienen gesteld te worden (bv. verplaatsingen naar bankkantoren voor registratie mandataris, aanvragen historiek afschriften, communicatie hoofdzetel bank, …)
Vertalen / opvragen / analyse statuten van de VME
Bij de omschakeling naar Jalo Beheer, worden de statuten van de VME aan een grondige analyse onderworpen.
Kostprijs hieraan verbonden: nihil.
Indien de syndicus echter opzoekingen of communicatie dient te voeren met bv. notaris / bouwheer / hypotheekkantoor m.b.t. het bekomen van de juiste of volledige documenten, of indien er vertalingen of bijkomende coördinatie dient te gebeuren, dan is dit onderworpen aan uurtarief volgens de beheersovereenkomst.
Opzoeken eigendomstitels in het kadaster
Indien de eigenaarsgegevens onduidelijk of onvolledig zijn en de syndicus hiervoor opzoekingen dient te verrichten in het kadaster, dan is dit betalend.
Kostprijs hieraan verbonden: dossierkost syndicus in regie + forfaitair tarief kadaster per opzoeking in de databank
Risicogrond analyse
Elke VME dient verplicht te beschikken over een dossier ‘risicogrond analyse’.
Indien de syndicus de informatie over de risicogrond niet uit de statuten kan halen, dient zij hiervoor opzoekingen te verrichten door middel van aanvraag aan de betrokken overheidsdienst van het grondgebied waarop de vereniging voor mede-eigenaars is gelegen.
Kostprijs hieraan verbonden: €165
Reglement van Interne Orde (RIO) – verplichting sinds 01/01/19
Op 2 juli 2018 verscheen in het Belgisch Staatsblad de gewijzigde wet van 18 juni 2018 betreffende de gedwongen mede-eigendom van gebouwen en groepen van gebouwen.
Deze gewijzigde wet legt onder meer aan elke vereniging van mede-eigenaars de administratieve verplichting op om over te gaan tot het opmaken van een reglement van interne orde (RIO) dat aan een aantal inhoudelijke vereisten dient te voldoen en ter goedkeuring zal voorgelegd worden op de Algemene Vergadering.
Jalo Beheer zal steeds nagaan of de (nieuwe) vereniging voor mede-eigenaars reeds een dergelijk RIO ‘anno 2019’ ter beschikking heeft. Blijkt dit niet het geval te zijn, dan zal Jalo Beheer dit onmiddellijk voor de VME in orde stellen (gezien de deadline hiervoor reeds lange tijd is overschreden).
Kostprijs hieraan verbonden: € 725
GDPR-wetgeving
Sinds 25/05/2018 is de GDPR-wetgeving van kracht en regelt de verwerking van persoonsgegevens van EU-burgers.
Ook de vereniging voor mede-eigenaars valt van rechtswege onder de GDPR-wetgeving aangezien zij persoonsgegevens verwerkt van EU burgers (naam, adres, telefoonnummer van eigenaars, huurders enz.)
Omtrent het hoe en het waarom van deze wetgeving en op welke manier zij haar uitwerking kent op de VME heeft Jalo Beheer een informatiebrochure opgesteld dewelke beschikbaar is op het eigenaarsnet voor al onze klanten.
Indien u nog geen klant bent bij ons kan u de brochure bekomen op aanvraag (omwille van plagiaat-redenen werd de brochure niet openbaar beschikbaar gesteld op onze website).
Documenten die de VME in orde moest brengen tegen uiterlijk 24/05/2018
De vereniging voor mede-eigenaars moest tegen 24 mei 2018 volgende zaken in orde brengen:
- GDPR compliancy dossier
- Verwerkingsovereenkomst
Tot het GDPR compliancy dossier behoren volgende gegevens:
- Het verwerkingsregister van de VME;
- De Privacy Policy;
- Een datalek procedure;
- Een register van inbreuken;
- Een register van audits en inspecties;
- Deze informatiebrochure.
Voor de afsluit van een verwerkingsovereenkomst tussen vereniging van mede-eigenaars en syndicus, gelden volgende kosten voor de VME:
- € 385,00 als eenmalige opstartkost voor de aanleg van het ‘GDPR Compliancy Dossier’ en het in orde maken van de verwerkingsovereenkomst.
- € 19,00 per eigenaar per jaar als kost voor het verplicht onderhoud van de persoonsgegevens van de VME volgens de GDPR-richtlijnen en het jaarlijks bijwerken van het ‘GDPR Compliancy Dossier’.
Syndicusbord(je)
Het zichtbaar uithangen van de contactgegevens van de syndicus, alsook de 15-daagse vergaderperiode en de vindbaarheid van de privacy policy van de VME, zijn wettelijke administratieve verplichtingen voor elke vereniging van mede-eigenaars.
Deze gegevens dienen door de syndicus onder de vorm van een metalen bordje zichtbaar uitgehangen te worden in elke gemeenschappelijke ingang van het gebouw.
Kostprijs hieraan verbonden: €65 per plaatje (voor levering en plaatsing)
Liftsignalisatie(s)
Het zichtbaar uithangen van de contactgegevens van de syndicus in elke lift is eveneens verplicht. Een gebrek aan deze signalisatie resulteert in een liftkeuring met negatief besluit (B / C attest….). Deze gegevens dienen eveneens door de syndicus onder de vorm van een metalen bordje (van beperkt) formaat zichtbaar uitgehangen te worden in elke lift.
Kostprijs hieraan verbonden: €35 + BTW per plaatje (voor levering en plaatsing)
*Alle prijzen vermeld in dit artikel zijn onderhevig aan wijzigingen en indexaties en zijn slechts ‘indicatief’ bedoeld en relevant op het tijdstip van verschijnen van dit artikel.