CIB informeert syndici: GDPR en verplicht reglement van interne orde

CIB informeert syndici: GDPR en verplicht reglement van interne orde

Jalo Beheer volgt wijzigende wetgeving steeds op de voet en zorgt ervoor dat alle VME’s onder haar beheer in orde zijn met hun verplichtingen. De laatste maanden zijn er echter opvallende (en dure) verplichtingen voor elke VME bijgekomen. Zo werden het GDPR dossier en het reglement van interne orde plots verplicht voor elke VME. Gezien wij een correct en strikt beheersbeleid voeren (alles volgens het boekje) heeft Jalo Beheer onmiddellijk alles in het werk gesteld om tijdig en correct deze verplichte documenten voor elke VME samen te stellen. Een hele boterham zo bleek…

Al onze goede bedoelingen ten spijt, mochten wij al heel wat tegenwind ervaren van onze mede-eigenaars die op het einde van de rit hiervan natuurlijk wel de rekening gepresenteerd krijgen. (Extra prestaties die met wijzigende wetgeving te maken hebben, kunnen nooit in het standaard beheersloon inbegrepen zijn).

Nochtans leverden wij ook heel wat inspanningen om onze mede-eigenaars correct en tijdig hierover te informeren en verwittigen. Zo werd er door ons een informatiebrochure uitgeschreven speciaal voor onze klanten, werden alle documenten gepubliceerd op het eigenaarsplatform en deden wij al informatieve mailings om iedereen op voorhand te verwittigen. (De informatiebrochure werd ondertussen wel verplaatst naar de afgeschermde eigenaarszone gezien dit document onderhevig bleek aan plagiaat. U als klant van Jalo Beheer kan deze nog steeds downloaden onder ‘mijn documenten’.)

Op 25 oktober 2018 werden alle syndici door haar beroepsfederatie CIB via een mailing nogmaals ingelicht over haar verantwoordelijkheden en de kosten die hiermee gepaard gaan.

Het bericht willen wij graag delen met onze klanten gezien hierin de visie van de syndicus, de wetgever en de beroepsfederatie nogmaals duidelijk wordt uitgeschreven. Wij hopen hiermee dan ook nogmaals elke mede-eigenaar duidelijk geïnformeerd te hebben en durven hiermee te hopen op het einde van deze discussies over de kosten van GDPR en RIO.

Gezien het artikel beschikbaar is op een afgeschermd stukje op de website van het CIB, hebben wij het artikel hieronder geplakt.

Indien u hier nog vragen over heeft, zijn wij uiteraard beschikbaar.

Uw syndicus. Jalo Beheer

CIB Nieuws – 25/10/2018 – GDPR en verplicht op te stellen reglementen van interne orde (RIO): dure lettertjes !

GDPR : 4 onbegrepen en dure letters

De nieuwe privacywetgeving ‘GDPR’ ging op 25 mei 2018 van kracht en deed een storm razen over onze digitale wereld. Voor de meeste mensen een ‘ver van mijn bed show”. Los van overvolle mailboxen en vinkjes die men her en der moet gaan zetten om van digitale platformen gebruik te kunnen maken, ondervindt de gemiddelde mede-eigenaar weinig hinder van deze wetgeving. Waar tot voor kort niemand echt bij had stilgestaan, is dat de vereniging van mede-eigenaars sinds 25 mei 2018 ook onder de GDPR wetgeving valt. Hierdoor komen onwetende mede-eigenaars plots ‘aan de andere zijde’ te staan en nemen ze nu de rol in die voorheen klaarblijkelijk enkel weggelegd was voor de facebook- en twittergiganten van deze wereld.

De verplichtingen die van toepassing zijn op de vereniging van mede-eigenaars als rechtspersoon, resulteren in een driehoeksrelatie tussen de vereniging met haar mede-eigenaars (= de verwerkingsverantwoordelijke), de syndicus als diegene die de persoonsgegevens van de vereniging van mede-eigenaars verwerkt (= de verwerker), en de overheid (de gegevensbeschermingsautoriteit ofwel GBA). Een relatie die moet vastgelegd worden in een contract (= de verwerkingsovereenkomst) dat toegevoegd moet worden bij de reeds bestaande opdrachtovereenkomst tussen de vereniging van mede-eigenaars en de syndicus.

Een driehoeksrelatie die de wenkbrauwen deed fronsen bij zowel syndici als mede-eigenaars. Desalniettemin vormt dit voor elk syndicus een belangrijk aandachtspunt, meer nog aangezien de syndicus in dit verhaal een plicht heeft om in naam en voor rekening van haar ’verenigingen van mede-eigenaars de nodige documenten correct op te maken.

Het in de praktijk brengen van deze GDPR wetgeving brengt heel wat inspanningen en administratieve formaliteiten mee voor de syndicus dan op het eerste zicht gedacht. Zo moet elke vereniging van mede-eigenaars beschikken over onder andere een verwerkingsregister, een privacy policy, een verwerkingsovereenkomst en dienen bepaalde werkingsprocedures te worden aangepast.

“Een complex klusje, te klaren door….. de syndicus, te betalen door…. de vereniging van mede-eigenaars”

Het schoentje knelt echter bij dat laatste. Al deze extra verplichtingen opgelegd van overheidswege, vallen niet onder de standaard beheersvergoeding en worden dus ‘extra’ aan de vereniging van mede-eigenaars aangerekend. Dat maakt dat het hele GDPR verhaal plots geen “ver van mijn bed show” meer is voor onwetende mede-eigenaars, die nu geconfronteerd worden met extra kosten waaraan ze nooit eerder gedacht hadden.

Het verplichte vragenrondje tussen de commissaris van de rekening en de syndicus omvat standaard volgende pittige opmerkingen :

“Waarom rekenen jullie dit door aan ons ? Dit is niet ons probleem maar dat van jullie.

“Waren onze gegevens voorheen niet veilig bij jullie dan ?”

Voorgaande illustreert duidelijk dat er nog werk aan de winkel is om het GDPR verhaal en ieders rol en verplichtingen erin duidelijk te maken aan de mede-eigenaars. Eens het besef er is dat het wel degelijk de vereniging van mede-eigenaars is, die aan de wetgeving dient te voldoen en dat het vervolgens de syndicus is die deze opgelegde verplichtingen in de praktijk moet brengen, zal de storm hopelijk wat gaan liggen en de frustraties en onbegrip plaats maken voor appreciatie. Het zou fijn zijn een keer te horen ‘bedankt syndicus, fijn dat alles netjes in orde is !”

Maar in afwachting van deze sensibilisering staat de syndicus alweer voor een volgende, vergelijkbare uitdaging!

Reglement van Interne Orde (RIO): 1 letter minder, daarom niet minder duur

Nog voor de mede-eigenaars de tijd zullen gehad hebben om het GDPR verhaal te verteren, zullen ze alweer geconfronteerd worden met de gevolgen van het nieuw verplicht op te stellen Reglement van Interne Orde (RIO).

Een goed idee, dit reglement van interne orde, maar helaas ook niet zonder prijskaartje.

De wetgever geeft met het nieuwe reglement van interne orde de vereniging van mede-eigenaars en haar syndicus wat meer flexibiliteit door bijvoorbeeld een aantal éénvoudige beslissingen (zoals het verschuiven van de 15-daagse vergaderperiode of bv. het bedrag waarbij mededinging vereist is), op te nemen in dit reglement dat onderhands mag aangepast worden. Kleine, luttele ingrepen op het eerste gezicht. Maar als men de volledige lijst bekijkt van zaken die in het nieuwe document moeten worden opgenomen, komt men al gauw tot het inzicht dat dit een hels karwei is.

“Klus te klaren door….. jawel de syndicus, en alweer te betalen door….. de vereniging van mede-eigenaars”

Ook hier heeft de syndicus een ‘afleveringsplicht’ en zal hij of zij plichtsbewust de klus correct en tijdig (01/01/2019) moeten klaren voor al zijn/haar verenigingen van mede-eigenaars. En ook in dit verhaal hebben de mede-eigenaars geen ‘stem’. De syndicus dient het document op te stellen en continu te onderhouden, deelt de aanpassingen gewoon mee aan de Algemene Vergadering. Over het feit dat aan deze enorme klus heel wat werktijd en dus per definitie ook een prijskaartje vasthangt, wordt in de wet niets gezegd.