FAQ

Een eigenaar kan van de VME (via de syndicus) enkel en alleen een vergoeding hiervoor krijgen indien deze de wettelijke vereisten hiervoor heeft voldaan inzake facturatie, BTW-wetgeving e.d. en indien deze eigenaar hiervoor uitdrukkelijk de opdracht heeft gekregen van de Algemene Vergadering.

In de praktijk is het zo dat zulke situatie bijna enkel mogelijk is indien de betrokken eigenaar ofwel een bedrijf heeft en facturen maakt aan de VME, ofwel deze persoon als werknemer is ingeschreven via een sociaal secretariaat of iets dergelijks. In ieder geval dienen de ‘spelregels’ m.b.t. de BTW-verplichtingen strikt nageleefd te worden.  Voor specifieke vragen hieromtrent kan je ons contacteren via mail of telefoon.

Veel mensen voelen zichzelf niet geschikt om een onroerend goed te beheren. Misschien ben je administratief goed onderlegd, maar heb je geen verstand van techniek, of andersom. Het voordeel van een mede-eigendom is de bijstand die je hierin krijgt van de syndicus. De syndicus ontfermt zich immers over alle aspecten die te maken hebben met het beheer van je onroerend goed (administratief, technisch, juridisch, verzekeringen, enz….)

Nochtans zijn er ook een aantal nadelen verbonden aan het leven in een mede-eigendom. Je verliest immers een stukje eigen beslissingsrecht en leeft in een ‘mini-democratie’.

De basisakte maakt deel uit van de statuten van het gebouw.

De basisakte bevat de beschrijving van de eigendom met de gemeenschappelijke en privatieve delen. Ze beschrijft het aandeel dat elk privatief kavel bezit in de gemeenschappelijke delen. Dat aandeel wordt meestal uitgedrukt in duizendsten (of tienduizendsten) en wordt bepaald op basis van de waarde van elke kavel.

Een gemotiveerd verslag van een notaris, een landmeter-, een architect of een makelaar in onroerende goederen moet worden opgenomen in de basisakte om de berekening / weging van de toegekende aandelen te motiveren. Daarin wordt o.a. rekening gehouden met de netto-vloeroppervlakte, de bestemming en de ligging van het privatieve deel.

Ja, de VME verwerkt persoonsgegevens van EU-burgers (nl. haar mede-eigenaars en huurders, contactpersonen van mede-eigenaars en huurders en contactpersonen van leveranciers) en dient per definitie zich te houden aan de GDPR-wetgeving op straffe van boete.

Het is de syndicus die als wettelijke vertegenwoordiger van de VME ervoor moet zorgen dat de VME in orde is met al haar wettelijke verplichtingen. Het is echter de VME die hierover de eindverantwoordelijkheid blijft dragen en ook een boete zou kunnen opgelegd krijgen wanneer dit toch niet in orde zou zijn op het moment van een inspectie of controle. Het is ook de VME dewelke de kosten dient te dragen die gepaard gaan met het in orde maken en in orde houden van het GDPR-dossier.

Een eigenaar kan van de VME (via de syndicus) enkel en alleen een vergoeding krijgen, indien deze de wettelijke vereisten hiervoor heeft voldaan inzake facturatie, BTW-wetgeving e.d. en indien deze eigenaar hiervoor uitdrukkelijk de opdracht heeft gekregen van de Algemene Vergadering.

In de praktijk is het zo dat zulke situatie bijna enkel mogelijk is indien de betrokken eigenaar ofwel een bedrijf heeft en facturen maakt aan de VME, ofwel deze persoon als werknemer is ingeschreven via een sociaal secretariaat of iets dergelijks. In ieder geval dienen de ‘spelregels’ m.b.t. de BTW-verplichtingen strikt nageleefd te worden.  Voor specifieke vragen hieromtrent kan je ons contacteren via mail of telefoon.

Om het beheer snel op “Jalo – niveau” te krijgen, wordt er zo snel mogelijk een overdracht van het dossier georganiseerd, gevolgd door een volledige doorlichting.  Uit die doorlichting trachten we onze bestanden te vervolledigen, zoeken we de ‘gaten’, en vullen we ze op. De problemen waar de VME mee kampt op het moment van de syndicuswissel, worden in kaart gebracht en oplossingen worden uitgewerkt. Hieruit vloeien een aantal probleemoplossende agendapunten voort, dewelke op de eerste opstartvergadering ter stemming worden gebracht. Met die beslissingen pakken we de problemen onmiddellijk aan.

Onze ‘nieuwe’ VME’s blijven onder de vleugels van onze directeurs Technisch en Finaancieel Beheer tot ze uit de ‘gevarenzone zijn’ (2 maanden tot een jaar). Eens uit de ‘intensive care’, wordt er een boekhouder en technisch beheerder aan het gebouw toegewezen en volgen deze VME’s hun ‘normale’ levensweg binnen Jalo Beheer.

Een greep uit de ‘taken’ die een syndicus op zich neemt :

Een syndicus :

• Nodigt je tijdig en correct uit voor de algemene vergaderingen
• Communiceert de beslissingen die zijn genomen
• Is telefonisch bereikbaar binnen kantooruren
• Is 24/24 via de permanentiedienst bereikbaar voor dringende oproepen
• Bezorgt je een duidelijke en correcte jaarafrekening
• Volgt achterstallen strikt op en maant in gebreke gebleven eigenaars aan.
• Is op de hoogte van de wetgeving omtrent mede-eigendom
• Zorgt dat er onderhoudscontracten en een brandpolis worden afgesloten voor de gemene delen
• Bemiddelt bij geschillen
• Beantwoordt je vragen telefonisch of per mail
• Is een erkend syndicus en kan een kwaliteitscertificaat (BIV nr of andere) voorleggen
• Controleert of de inhoudingsplicht van toepassing is op de leveranciers van de VME
• Communiceert snel en correct met vastgoedmakelaars en notarissen in geval van verkoop.
• …

Het werkkapitaal bestaat uit de door alle mede-eigenaars betaalde voorschotten om periodieke kosten te betalen: de kosten van verwarming en elektriciteit van de gemene delen, de kosten van het  beheer, de conciërge en zijn woning,… Meestal betaal je per maand of per kwartaal een vast bedrag. Dat bedrag wordt meestal bepaald op basis van de duizendsten die je bezit. Dit wordt beslist op een algemene vergadering en wordt elk jaar herbekeken op de jaarvergadering op basis van de laatste cijfers en de volgende jaarbegroting.

De verwerking van persoonsgegevens is enkel rechtmatig (lees ‘toegelaten’) indien ten minste aan 1 van onderstaande 6 rechtsgronden is voldaan.

• Burger heeft toestemming gegeven (bv. gehandtekende infofiches)
• Gegevens zijn noodzakelijk voor de uitvoering van het contract  (bv. contactgegevens van iemand ter plaatse nodig om een leverancier verder te helpen)
• Gegevens verwerken is een wettelijke verplichting (bv. aanwezigheidslijsten algemene vergadering)
• Gegevens verwerken is van vitaal belang (niet van toepassing op VME’s, enkel in medische sector)
• Gegevens verwerken is van algemeen belang of openbaar gezag (niet van toepassing op VME’s, voor overheidsdiensten)
• Gegevens verwerken uit gerechtvaardigd belang (bv. huurders dringend contacteren in geval van nood)

Toepassing op de VME :
Enkel rechtsgrond 4 en 5 zijn niet van toepassing op VME’s, alle overige rechtsgronden wel. Hoe deze rechtsgronden gehanteerd worden bij de verwerking van persoonsgegevens wordt gedetailleerd beschreven in het verwerkingsregister van de VME.

Persoonsgegevens = alle gegevens die kunnen leiden tot de identificatie van een persoon.

Voorbeelden : Familienaam, voornaam, telefoonnummer, mailadres, geboortedatum, adres, foto, samenstelling van het gezin, relatie met andere mensen, foto van een pand of een deel van een pand, rijksregisternummer, bankrekeningnummer, enz.

De raad van mede-eigendom (vroeger raad van bestuur) bestaat uit een groep mede-eigenaars die verantwoordelijk is voor de controle over de juiste uitvoering van de opdrachten van de syndicus. De raad van mede-eigendom kan eveneens specifieke ‘extra’ mandaten toegewezen krijgen door de algemene vergadering. Hiervoor is een aparte stemming met 2/3 meerderheid nodig op de AV (vanaf januari 2019 – nieuwe wet 2018).

In sommige gevallen kan een huurder, die geen stem heeft in de algemene vergadering, aan de vrederechter vragen om een beslissing van de algemene vergadering of een bepaling uit het reglement van orde te wijzigen of nietig te verklaren. De beoordelingsbevoegdheid over het verzoek van de huurder ligt bij de vrederechter.

Het concrete mandaat van de RVM (wat mag deze beslissen? tot welk bedrag? Hoe beslissen ze dat precies?) is beschreven in de verslagen van de Algemene Vergaderingen. Een RVM wordt immers elk jaar opnieuw verkozen voor een periode van 1 werkjaar. Meteen wordt dan ook de concrete opdracht van de RVM bepaald en de reikwijdte van haar mandaat. Vervolgens wordt dit allemaal in detail beschreven in het verslag van de algemene vergadering. Het is dus in deze verslagen waar het antwoord op de vraag terug te vinden is.

Het is niet verplicht om aanwezig te zijn, maar het is zeker zeer sterk aan te raden om naar elke algemene vergadering te gaan. Daar worden immers beslissingen genomen die ook voor jou belangrijk zijn.

Neen, uiteraard niet.

De syndicus werkt immers in opdracht van de algemene vergadering/VME. Het is steeds de VME die de leverancier kiest en het is de syndicus die de leverancier (in opdracht van de VME) aanspoort om bepaalde prestaties te leveren voor de VME.

Doet deze laatste dat niet naar behoren? Dan is het wederom de VME/AV die hierover dient te beraadslagen en desgevallend dient te beslissen of er verdere stappen dienen genomen te worden tov deze leverancier (bv. trachten een verkorting van het contract te bekomen, schadevergoeding, commerciële tegemoetkoming ed.).

Ook deze afhandeling zal de syndicus in opdracht en voor rekening van de VME doen, maar de syndicus als tussenpersoon kan nooit aansprakelijk gesteld worden voor wanprestaties van de leveranciers van de VME.

Onze technisch beheerders bekommeren zich over het algemene reilen en zeilen in je gebouw en lossen de technische problemen op. Zij staan je te woord bij technische vragen en leiden de jaarvergaderingen in goede banen.

Aan elk gebouw wordt een technische beheerder toegewezen. Op die manier kan er zich een vertrouwensrelatie opbouwen tussen VME en beheerder, wat essentieel is voor een succesvol beheer.

Ja, dit mag. Meer nog, dit moet zelfs.

Het bestaan van een schriftelijke dataverwerkingsovereenkomst tussen de syndicus en de VME is wettelijk verplicht vanaf 25/05/2018. Op die dag dient elke VME dit ondertekende document in zijn bezit te hebben. Gezien de syndicus de enige wettelijke vertegenwoordiger is van de VME is het ook de syndicus die ervoor dient te zorgen dat de VME in orde is met deze wettelijke verplichting en is het eveneens de syndicus die op dit moment als vertegenwoordiger van de VME dient te handtekenen als bewarende maatregel om aan de wettelijke verplichtingen van de VME te voldoen en de VME te vrijwaren van boetes e.d.

Na ondertekening van de dataverwerkingsovereenkomst wordt deze bijgevoegd bij de syndicusovereenkomst (opdrachtovereenkomst) en dit zal ook op hetzelfde moment komen te vervallen. Bij elke verlenging of vernieuwing van deze twee overeenkomsten zal de AV een lid van de VME afvaardigen om deze (dubbele) overeenkomst te handtekenen voor hernieuwing.

Ja, omdat de syndicus optreedt in naam van de mede-eigenaars. De Vereniging van Mede-Eigenaars is immers de opdrachtgever van de syndicus. Dat maakt de VME verantwoordelijk tegenover derden. Nadien kunnen de mede-eigenaars hun verantwoordelijkheid verhalen op degene die de fout maakte (bv. in dit geval misschien de syndicus).

Je kan met je financiële vragen steeds bij ons terecht bij je vaste boekhouder. Deze geeft je informatie over je betalingen en legt de jaarafrekening nogmaals uit waar nodig.

Je VME krijgt 1 van onze boekhouders toegewezen. Ons boekhoudteam kan rekenen op de supervisie en coaching van een Directeur Financieel Beheer.  Je boekhouder is dagelijks telefonisch bereikbaar tijdens kantooruren of zal een antwoord formuleren op jouw vragen per mail.

Als je erover denkt om een woning te kopen in een mede-eigendom, zijn er ook heel specifieke aandachtspunten.

• Renovaties of werken zijn over het algemeen duurder als het gebouw vele gevels telt, als er veel balkons of terrassen zijn, als er geen dubbele beglazing is en als er garages zijn met een eigen dak.
• Ga na of de lift voldoet aan de wettelijke normen.
• Ligt er geen oude stookolietank onder een oude boom?
• Kijk goed naar de gemeenschappelijke delen: is de hal goed onderhouden? Hoe is de ingang tot het gebouw geregeld en beveiligd?
• Denk ook na over de ruimte die je nodig hebt. Immers, je betaalt ook verwarming en onderhoud voor kamers die je nooit gebruikt.
• Vergeet zeker niet te vragen of er aparte meters zijn voor elk appartement.

Hoe groter het privatieve deel dat je bezit, hoe meer je meebetaalt aan de kosten voor de gemene delen.

Maar kijk ook naar je relatieve aandeel in het gebouw. Er zijn gebouwen waar enkele “grote” eigenaars een meerderheid hebben en daarom talrijke beslissingen over de gemeenschappelijke delen kunnen nemen.

Bekijk je budget en ga na of je ook in de toekomst de (maandelijkse of jaarlijkse) lasten van de woning kan betalen. Die lasten kunnen zwaar worden als er veel gemeenschappelijke delen zijn, als er een conciërge is… Veel mensen worden gedwongen hun eigendom te verkopen omdat ze de lasten verkeerd hebben ingeschat.

Neen. Dit mag niet. Vanaf het moment dat het mandaat van de syndicus is beëindigd, mag deze geen ‘daden van beheer’ meer stellen, behalve deze die te maken hebben met de overdracht van het dossier aan zijn opvolger.

Het betalen van leveranciersfacturen (zichzelf incluis) is eveneens een ‘daad van beheer’ en is hierdoor dus niet toegelaten na beëindiging van het mandaat. Indien er op het moment van het beëindigen van het mandaat nog erelonen dienden betaald te worden aan de (vorige) syndicus, dan dient de nieuwe syndicus dit in orde te maken.

Elke mede-eigenaar kan (alleen of samen met andere mede-eigenaars) de syndicus verzoeken om een punt op de agenda te zetten. Dat moet gebeuren minstens 3 weken vóór het begin van de periode voorzien in het reglement van de mede-eigendom. Als je te laat bent, is het mogelijk dat de syndicus dit agendapunt verdaagt naar de agenda van de volgende algemene vergadering.

Normaal gesproken voert de syndicus de beslissingen uit van de mede-eigenaars die door de algemene vergadering werden genomen. Niettemin kan hij zelf beslissen over ‘bewarende acties’ die nodig zijn of over ‘daden van voorlopig beheer’. Dat betekent dat hij zelf voorlopige maatregelen kan nemen voor het instandhouden en de bescherming van het gebouw (kleine reparaties, onderhoudswerken, reiniging van de gemeenschappelijke ruimtes en infrastructuur).

De GDPR-wetgeving heeft een nieuwe functie in het leven geroepen nl. de “DPO” = Data Protection Officer. In de praktijk vervult de syndicus deze rol in haar hoedanigheid van wettelijke vertegenwoordiger van de VME. Bij Jalo Beheer wordt deze functie concreet ingevuld door de Algemeen Directeur (bereikbaar op onze algemene coördinaten).

Wat is het takenpakket van de DPO?

Volgens GDPR-wetgeving behoren het begeleiden van occasionele externe audits door de GVA en interne audits door de VME  tot het takenpakket van de DPO.

=> Voor de externe audits is dit duidelijk: deze komen op vraag van de GVA (overheid)

=> Voor de interne audits is dit iets moeilijker. (wie van de eigenaars mag/moet dit aanvragen?)

Hier stelt de wetgever dat de VME iemand dient aan te stellen dewelke het mandaat krijgt om dergelijke interne audit aan te vragen. Dit is de zogenaamde ‘door de verwerkingsverantwoordelijke gemachtigde controleur’. Gezien enkel de commissaris van rekening wettelijke gezien het mandaat heeft om privacy gevoelige informatie van belanghebbenden van de VME in te kijken, kan deze rol dus enkel maar weggelegd zijn voor de commissaris.

Vandaar dat deze clausule bijkomend is opgenomen in het vergaderverslag onder het item met de beschrijving van het takenpakket van de commissaris van rekening.

Enkel die persoonsgegevens die nodig zijn voor welbepaalde doeleinden mogen verwerkt worden. Er mogen niet meer gegevens verwerkt worden dan nodig om het doeleinde te bereiken.

Toepassing op de VME :

Enkel de persoonsgegevens die via de geijkte kanalen de VME (via haar syndicus) bereiken (formulieren, eigenaarsnet,…) worden verwerkt in de database van de VME. Zowel de formulieren als de database zijn ontworpen naar minimale benodigde gegevens voor het welbepaalde doel. (= beheer van de VME). Irrelevante gegevens die via ‘andere’ kanalen worden aangeboden (bv. social media, telefonisch,enz….) worden niet verwerkt.

Elke eigenaar kan documenten m.b.t. de mede-eigendom inkijken of opvragen bij de syndicus. Dit kan per mail of post of op het kantoor van de syndicus zelf en dit op aanvraag of na afspraak. Documenten waar persoonsgegevens van andere eigenaars opstaan, kunnen enkel door de commissaris van rekening ingekeken worden.

Als je stortingen deed voor het werkingskapitaal die niet werden opgebruikt, dan zal de syndicus deze onverwijld verrekenen (correct in mindering brengen) in de laatste afrekening. Deze slotafrekening wordt echter pas gemaakt op het einde van het lopende boekjaar. Het kan dus zijn dat je nog een tijdje moet wachten vooraleer je deze te veel betaalde bijdragen verrekend ziet.

Bedragen die je stortte voor het reservekapitaal kunnen niet worden teruggevorderd. In geval van overdracht van de eigendom blijft het betaalde aandeel in het reservefonds in eigendom van de vereniging. Desgewenst kan je de koper vragen om deze fondsen terug te betalen of je kan ze in aanmerking nemen bij de prijsbepaling van de woning. Deze bepalingen moeten dan worden opgenomen in de verkoopakte.

De besluiten van de algemene vergadering moeten door iedereen worden nageleefd. Als mede-eigenaar kan je bij de rechter een besluit van de algemene vergadering aanvechten en dit enkel op voorwaarde dat je een persoonlijk nadeel hebt als gevolg van deze beslissing (nieuwe wet 2018). Hier geldt wel een tijdsbeperking. Een mede-eigenaar krijgt 4 maanden de tijd om een beslissing van een algemene vergadering aan te vechten.

Er wordt een verslag opgesteld van de vergadering en dat moet aan alle mede-eigenaars worden toegestuurd binnen een maand na de vergadering.

De GDPR-wetgeving is van toepassing zowel op het (syndicus)bedrijf als op de VME.

Dit wil zeggen dat enerzijds de syndicus zelf voor haar eigen organisatie het nodige dient in orde te maken om te voldoen aan de GDPR eisen (verwerkingsregister, privacy policy, datalekprocedure, enz….) en dat zij hiervoor uiteraard ook zelf de kosten dient te dragen.

Anderzijds legt de GDPR-wetgeving eveneens aan elke VME de verplichting op om zich in orde te stellen aan de eisen en normen zoals opgelegd door deze wetgeving. Dit betekent dus dat elke VME eveneens de nodige documenten dient te voorzien, informatieplicht, procedures enz.. Het is de syndicus die als vertegenwoordiger van de VME ook deze taak op zich zal nemen. Uiteraard in opdracht en voor rekening van de VME.

Dus samengevat :

• de kosten die de syndicus heeft gemaakt om zijn eigen bedrijf GDPR-conform te maken, dient deze zelf te dragen;
• de kosten die de syndicus maakt om de VME GDPR-conform te maken dient de VME te dragen.

Dit bedrag is gebaseerd op de jaarlijkse begroting en goedgekeurd op de laatste algemene vergadering. We streven ernaar om de te betalen terugkerende voorschotten zo goed mogelijk af te stemmen op de werkelijke kosten. Op deze manier streven wij voor onze mede-eigenaars naar een jaarlijkse nul-afrekening (niets bijbetalen, niets terugkrijgen). In de praktijk zal het eindresultaat van de jaarlijkse afrekening zelden €0 bedragen. Je mag je dus elk jaar verwachten aan een jaarlijkse afrekening met een bij te betalen saldo of een tegoed.

Ja, elke VME dient een datalekprocedure beschikbaar te hebben volgens de GDPR-wetgeving (van kracht op 25/05/2018).

Voor VME’s in beheer bij Jalo Beheer werd de datalekprocedure reeds opgemaakt en bijgevoegd aan het GDPR Compliancy dossier hetwelke beschikbaar is via het eigenaarsplatform of op simpele aanvraag via beheer@jalo.be.

Aan elk gebouw wordt een technische beheerder toegewezen. Op die manier kan er zich een vertrouwensrelatie opbouwen tussen VME en beheerder, wat essentieel is voor een succesvol beheer.

Helaas gebeurt het al te vaak dat sommige mede-eigenaars het nodige geld niet hebben op het ogenblik dat er grote kosten zijn aan de gemene delen. Dat kan veel spanningen opleveren in de mede-eigendom. Een voorzichtig beleid waarbij maandelijks of driemaandelijks een bepaalde som wordt gespaard in het reservekapitaal voorkomt dergelijke situaties.

In deze optiek heeft de wetgever in 2018 besloten om de aanleg van het reservekapitaal verplicht te maken voor gebouwen die langer dan 5 jaar zijn (voorlopig) opgeleverd. Voor deze VME’s geldt een wettelijk minimum spaarbedrag van 5% van het totaal van de gewone gemeenschappelijke lasten van het voorgaande boekjaar. De AV kan hier slechts van afwijken met een meerderheid van 4/5e. De spaarbedragen moeten op een aparte spaarrekening geplaatst worden op naam van de VME.

Veel eigenaars vinden de aanleg van een reservekapitaal overbodig omdat ze dreigen geld te verliezen bij verkoop van hun eigendom. In de praktijk is dit onjuist. Als mede-eigenaar die wil verkopen moet je er alleen aan denken om het reservekapitaal in rekening te brengen bij de verkoop.

Het document met de afrekening van de gemeenschappelijke kosten kan nogal wat voorhoofden doen fronsen. Dat weten wij als ervaren syndicus maar al te goed. Daarom maakten wij een korte handleiding waarmee de afrekeningen zeer makkelijk kunnen ‘gelezen’ worden. Je treft deze handleiding hier.

Bij de opstart van elke nieuwe VME onder ons beheer, gebeuren de broodnodige gebouw-audits. Deze zijn essentieel voor het verdere beheer want ze brengen de pijnpunten in de VME naar boven.

Onze audits zijn (logischerwijs) gebaseerd op de 5 pijlers van ons beheer, uitgebreid met nog een 6e gespecialiseerde schade-audit:

1. Administratieve audit

• Wij verzamelen adresgegevens en contactgegevens van eigenaars en huurders en leggen de lijst ter controle voor aan de eigenaars op de eerste vergadering.
• Wij nodigen alle eigenaars uit om de nodige documenten in te vullen m.b.t. het aanduiden van de stemhouder in geval een kavel in eigendom is van een onverdeeldheid.
• Wij verzoeken alle eigenaars om hun gewenste ‘oproepwijze’ kenbaar te maken opdat in de toekomst de oproepingsbrieven voor de algemene vergaderingen per mail of gewone post zouden kunnen verstuurd worden i.p.v. per aangetekend schrijven. Zo kan de VME kosten besparen.

2. Juridische audit

• Wij controleren de rechtspersoonlijkheid van de VME en vragen een ondernemingsnummer aan indien nodig.
• Wij zorgen voor de wettelijke registratie van de syndicus in het KBO.
• Wij analyseren de statuten (originele statuten, wijzigende statuten, gecoördineerde statuten, reglement van mede-eigendom , reglement van orde) en lijsten onze bemerkingen op.
• Wij verzamelen de informatie m.b.t. juridische geschillen of procedures in of tegen de VME.
• …

3. Financiële audit

• We bepalen de looptijd van het boekjaar
• We detecteren wanneer de laatste periodieke afrekening werd opgemaakt en goedgekeurd en bepalen zo het startpunt van ons financieel beheer.
• We stellen oplossingen voor indien er geen goedgekeurde afrekening of geen sluitende boekhoudkundige balans voorhanden is.
• We brengen in kaart welke eigenaars achterstallig zijn en bespreken dit met de commissaris van rekening waar nodig.
• We brengen in kaart welke leveranciersfacturen nog dienen betaald te worden en vragen ontbrekende facturen op waar nodig.
• We kijken de wederkerende contracten na, zodat kostenbesparende voorstellen aan de vergadering kunnen voorgelegd worden.
• …

4. Communicatieve audit

• We lijsten de verslagen van de algemene en bijzondere algemene vergaderingen op, alsook van de goedgekeurde referenda en raden van mede-eigendom.
• We vragen de ontbrekende verslagen op waar nodig.

5. Technische audit

• We registreren alle technische gegevens over het gebouw die we ter beschikking hebben in onze database en maken op die manier een technische fiche aan van het gebouw.
• Alle leverancierscontracten (nutsbedrijven, poetsbedrijven, onderhouds- en keuringsfirma’s, brandverzekering,….) worden gearchiveerd en gepubliceerd op het eigenaarsplatform.

Opmerking : Een doorgedreven technische audit van het gebouw waarbij een rondgang ter plaatse wordt gedaan met een ingenieur of bouwkundig expert en waarvan een omstandig verslag wordt opgemaakt, kan als optionele dienst aangeboden worden waar nodig maar maakt geen deel uit van het normale basispakket dat de syndicus aanbiedt. Dergelijke doorgedreven technische audits dienen steeds op een algemene vergadering goedgekeurd te worden en worden steeds uitbesteed aan externe experten.

6. Audit schadegevallen

Tot slot wordt er bij de opstart van een nieuw gebouw in beheer eveneens een audit gedaan van de nog lopende schadegevallen. Zo weten wij welke verzekeringskwesties nog verder dienen opgevolgd te worden.

Ja! De brandpolis is de verzekering van het onroerend goed. Je dient zelf in te staan voor het afsluiten van een verzekering voor je inboedel. Neem voor meer informatie contact op met je verzekeringsmakelaar.

De algemene vergadering is samengesteld uit alle mede-eigenaars. Huurders zijn geen lid van de algemene vergadering, maar kunnen wel deelnemen indien ze van een mede-eigenaar een volmacht hebben gekregen.

Het waarborgfonds bedraagt ± 40% van de jaarbegroting als ‘buffer’ op de rekening om de liquiditeiten (of ter beschikking gestelde gelden) gedurende het jaar op peil te houden. Elke mede-eigenaar dient zijn aandeel in het waarborgfonds éénmalig op de VME-rekening te voldoen op het moment dat hij/zij deel gaat uitmaken van de VME.

Het waarborgfonds bevindt zich op de zichtrekening van de VME en wordt gewoon mee gebruikt op piekmomenten.

Elke professionele syndicus moet een erkenning hebben van het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars (BIV). Een BIV-erkende syndicus staat onder toezicht van het Beroepsinstituut en moet zich strikt aan de deontologische code houden en jaarlijks verplicht een aantal uren opleiding volgen. Doet hij of zij dat niet, dan volgen er sancties. Elke syndicus moet jaarlijks bij het BIV een lijst indienen van de gebouwen die hij beheert.

Tussen de verwerkingsverantwoordelijke (VME)  en de verwerker (syndicus) is er een schriftelijke verwerkingsovereenkomst verplicht waarvan de duurtijd samenvalt met die van de opdrachtovereenkomst (= syndicusovereenkomst). Deze verwerkingsovereenkomst bevat afspraken rond de aard, het doel en de duur van de verwerking van persoonsgegevens van de VME.

Een onroerend goed dat nog niet werd gebouwd, kan inderdaad een mede-eigendom zijn indien aan volgende twee voorwaarden is voldaan :

1. 1. de statuten die de rechtspersoonlijkheid van de VME bevestigen, zijn reeds opgemaakt en overgeschreven op het hypotheekkantoor en;
   2. er is reeds meer dan 1 eigenaar (verkoop op plan).

Wanneer deze twee voorwaarden zijn voldaan, valt ze onder de desbetreffende wetgeving (B.W. Art. 577)

Ja. De opdracht van de mede-eigenaar syndicus is dezelfde als die van de professionele syndicus. Hij moet dus ook een aparte rekening openen voor de mede-eigendom en hij moet een burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering afsluiten.

De kosten die hij maakt voor telefoon, postzegels, fotokopieën, verzekering… worden vergoed door de mede-eigendom.

Een mede-eigenaar-syndicus beschikt meestal niet over dezelfde juridische en technische competenties als een professionele syndicus en zal zich vaker moeten laten bijstaan voor de boekhouding en andere taken. Ook dat zijn kosten voor de mede-eigendom.

Het is de verhuurder die ervoor moet instaan dat zijn huurder het reglement naleeft. In geval de huurder zich niet aan de regels houdt, dan dient de verhuurder hem daarover aan te spreken.

Als de koop doorgaat zal de notaris automatisch een reeks documenten en meer informatie opvragen aan de syndicus. De notaris is dit bij wet verplicht. Je hoeft als verkoper dus zelf geen aanvraag te richten aan de syndicus. Doe je dit toch, dan zal de syndicus je wel doorverwijzen naar jouw notaris.

In geval van verhuring van uw kavel(s) blijft het de verantwoordelijkheid van de eigenaar om alle bedragen (periodieke voorschotten, spaarbijdragen, extra opvragingen, afrekeningen,….) correct op de VME-rekeningen te storten.

• Verwerkingsverantwoordelijke = De VME
  VME = de verwerkingsverantwoordelijke en moet op elk moment kunnen aantonen dat deze conform de regels van de GDPR handelt.
  

• De Verwerker = De syndicus
  Syndicus = de verwerker dewelke gegevens verwerkt in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke (VME).
  

• De verwerkingsovereenkomst
  Wettelijk verplichte overeenkomst dewelke  de opdracht beschrijft dewelke de VME aan de syndicus geeft om haar persoonsgegevens conform GDPR te verwerken
  

Tussen de verwerkingsverantwoordelijke (VME)  en de verwerker (syndicus) is er een schriftelijke verwerkingsovereenkomst verplicht waarvan de duurtijd samenvalt met die van de opdrachtovereenkomst (= syndicusovereenkomst). Deze verwerkingsovereenkomst bevat afspraken rond de aard, het doel en de duur van de verwerking van persoonsgegevens van de VME.

Meer dan de helft van de mede-eigenaars moet bij het begin van de vergadering aanwezig of vertegenwoordigd zijn en zij moeten samen tenminste de helft van de aandelen bezitten (dubbel aanwezigheidsquorum). Als de aanwezigen minstens 3/4de van de gemeenschappelijke delen bezitten, dan kan de vergadering eveneens geldig vergaderen (enkel aanwezigheidsquorum), ook als niet de helft van de mede-eigenaars aanwezig zijn.

De verantwoordelijkheden van de syndicus en de VME worden gedefinieerd in artikel 4 van de GDPR-wetgeving.

Artikel 4 : Het is de verwerkingsverantwoordelijke die aansprakelijk is en ervoor moet zorgen dat de verwerking conform GDPR gebeurt. Het is de verwerker die ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt.

Definities :

• Verwerkingsverantwoordelijke = De VME
  VME = de verwerkingsverantwoordelijke en moet op elk moment kunnen aantonen dat deze conform de regels van de GDPR handelt.
• De Verwerker = De syndicus
  Syndicus = de verwerker dewelke gegevens verwerkt in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke (VME).
  
• De verwerkingsovereenkomst
  Wettelijk verplichte overeenkomst dewelke  de opdracht beschrijft dewelke de VME aan de syndicus geeft om haar persoonsgegevens conform GDPR te verwerken
  

Tussen de verwerkingsverantwoordelijke (VME)  en de verwerker (syndicus) is er een schriftelijke verwerkingsovereenkomst verplicht waarvan de duurtijd samenvalt met die van de opdrachtovereenkomst (= syndicusovereenkomst). Deze verwerkingsovereenkomst bevat afspraken rond de aard, het doel en de duur van de verwerking van persoonsgegevens van de VME.

De VME moet op elk moment kunnen aantonen dat deze zich bewust is van GDPR en het nodige doet om de GDPR na te leven. Het is de syndicus die als Gegevensverwerker en vertegenwoordiger van de VME optreedt, die de nodige formaliteiten hiervoor dient in orde te brengen en zal instaan voor deze verantwoording naar derde partijen.

Hoe gaat Jalo Beheer hiervoor te werk ?

• Via de informatieve agendapunten dewelke vanaf september 2018 in elke vergadering aan bod zullen komen;
• Via informatie op de website van Jalo Beheer;
• Via de verwerkingsovereenkomst dewelke is afgesloten tussen de VME (verwerkingsverantwoordelijke) en de syndicus (verwerker) en dewelke beschikbaar is in het ‘GDPR Compliancy Dossier’ van de VME;
• Via het verwerkingsregister dewelke eveneens beschikbaar is in het ‘GDPR Compliancy Dossier’ van de VME;
• Via de privacy policy dewelke aan elke betrokkene werd bezorgd / consulteerbaar is.

De uitnodigingen worden bij een ter post aangetekende brief verstuurd, tenzij de geadresseerden individueel, uitdrukkelijk en schriftelijk hebben ingestemd om de uitnodiging via een ander communicatiemiddel te ontvangen. In de praktijk gebeurt dit d.m.v. een invulfiche dewelke de syndicus bij elke aangetekende zending mee verstuurt en waarvan verzocht wordt om deze correct en voldoende gehandtekend terug te bezorgen.

Kosten die gepaard gaan met deze aangetekende zendingen dienen door de ganse VME te worden verdeeld (en worden dus niet enkel aangerekend aan de eigenaars die hebben nagelaten om hun toelating voor alternatieve verzendwijze te laten weten).

De uitnodiging wordt normaal ten minste 15 dagen vóór de vergadering verstuurd, tenzij de vergadering bij hoogdringendheid wordt samengeroepen.

De vereniging van mede-eigenaars kan alleen roerende goederen bezitten (met inbegrip van gelden en rekeningen) en enkel die roerende goederen die nodig zijn voor het behoud en beheer van het gebouw of de groep van gebouwen. De vereniging mag de gelden die ze bezit niet gebruiken om te speculeren op de beurs of om te investeren.

Jaarlijks (= na afsluit van elk boekjaar) zal de syndicus de mede-eigenaars een berekening bezorgen van hun aandeel in de effectieve kosten en eventueel hun bijdragen in waarborgfonds en reservekapitaal, rekening houdende met hun stortingen gedurende het jaar. Je mag deze jaarlijkse afrekening verwachten ongeveer 15-dagen voor de geplande jaarlijkse vergadering.

Kosten worden verdeeld tussen koper en verkoper in de (jaar)afrekening van het boekjaar waarin de verkoop heeft plaatsgevonden, en wel met deze principes :

1. Ofwel zijn er géén specifieke afspraken gemaakt tussen koper en verkoper (meest voorkomend)

In dat geval maakt de syndicus bij het afsluiten van het boekjaar (waarin de verkoop heeft plaatsgevonden), een individuele afrekening op voor zowel de  koper als de verkoper. Hier voert de syndicus (manueel) een doorgedreven kostensplitsing uit voor elke (!) factuur op basis van een aantal parameters dewelke allen worden afgewogen t.o.v. uw aktedatum.

De parameters die wij voor elk factuur afwegen t.o.v. uw aktedatum zijn:

• • factuurdatum (voor interventiefacturen bv. herstelling van een slot)
  • aantal dagen eigenaar in boekjaar (voor facturen waarvan de ‘looptijd’ gelijk loopt met het boekjaar bv. beheersloon syndicus)
  • aantal dagen ‘genot’ van betrokken levering of dienst (voor facturen waarvan de ‘looptijd’ niet gelijk loopt met het boekjaar, bv. brandverzekering waarvan de dekkingsperiode niet samenvalt met het boekjaar)
  • afgesproken financieringen van investeringen zoals beslist op voorgaande vergaderingen (zie verslagen)
  • tussenopnames van nutsvoorzieningen

Aangezien deze doorgedreven kostensplitsing een aantal interpretaties en manuele handelingen betreft die wij nooit aan een computerprogramma kunnen overlaten, zullen wij deze extra prestaties privatief aanrekenen aan de betrokken partijen (€ 50,00 verkoper / € 50,00 koper) in hun jaarafrekening en dit conform de bepalingen in onze beheersovereenkomst.

2. ofwel zijn er wél specifieke afspraken gemaakt tussen koper en verkoper dewelke zijn opgenomen in de aankoopakte / verkoopakte (afspraken die niet in de akte zijn opgenomen (maar bv. enkel in de compromis) zijn niet tegenstelbaar en hiermee zal de syndicus aldus geen rekening houden)

Dan dienen koper en verkoper ons hierover te berichten en een kopij van desbetreffend document aan ons  te bezorgen als stavingsstuk. Hieruit dienen wij de alternatieve datum voor kostensplitsing éénduidig te kunnen afleiden, met een akkoord erbij van beide partijen.

Wij maken in dat geval eveneens bij het afsluiten van het boekjaar (waarin de verkoop heeft plaatsgevonden), een individuele afrekening op voor zowel de  koper als de verkoper. Hier voeren wij (manueel) ook een doorgedreven kostensplitsing uit voor elke (!) factuur op basis van een aantal parameters dewelke allen worden afgewogen t.o.v. een alternatieve datum voor kostensplitsing volgens afspraak.

De parameters die wij voor elk factuur afwegen t.o.v. deze alternatieve datum zijn:

• • factuurdatum (voor interventiefacturen bv. herstelling van een slot)
  • aantal dagen eigenaar in boekjaar (voor facturen waarvan de ‘looptijd’ gelijk loopt met het boekjaar bv. beheersloon syndicus)
  • aantal dagen ‘genot’ van betrokken levering of dienst (voor facturen waarvan de ‘looptijd’ niet gelijk loopt met het boekjaar, bv. brandverzekering waarvan de dekkingsperiode niet samenvalt met het boekjaar)
  • afgesproken financieringen van investeringen zoals beslist op voorgaande vergaderingen (zie verslagen)
  • tussenopnames van nutsvoorzieningen

Aangezien deze doorgedreven kostensplitsing een aantal interpretaties en manuele handelingen betreft die wij nooit aan een computerprogramma kunnen overlaten, zullen wij deze extra prestaties privatief aanrekenen aan de betrokken partijen (€ 50,00 verkoper / € 50,00 koper) in hun jaarafrekening en dit conform de bepalingen in onze beheersovereenkomst.

Opmerkingen:

• • Betrokken partijen dienen ons spontaan in kennis te stellen indien er een alternatieve datum voor kostensplitsing is opgenomen in hun aankoopakte. De syndicus doet hiervoor geen rondvraag.
  • De syndicus zal enkel rekening houden met afspraken dewelke éénduidig (= niet voor interpretatie vatbaar), schriftelijk (opgenomen in de aankoopakte) en tijdig (= binnen de 30 dagen na ontvangst van deze informatiebrochure) zijn overgemaakt. Indien niet aan één of meerdere van deze voorwaarden werd voldaan, dienen de betrokken partijen (koper en verkoper) onderling regelingen te treffen en kan noch de syndicus, noch de VME hiervoor aansprakelijk gesteld worden.

Er zijn drie belangrijke documenten in een mede-eigendom:

• de basisakte;
• het reglement van mede-eigendom;
• het reglement van orde.

De basisakte en het reglement van mede-eigendom vormen samen de statuten van het gebouw en ze zijn onderworpen aan een zeer formele procedure: een authentieke akte.

De privatieve delen zijn deze delen van het gebouw die eigendom zijn van één mede-eigenaar: de woningen zelf (appartementen, eengezinswoningen, flats, enz.), maar ook kantoren, garageboxen, werkplaatsen, een eigen tuin…

De gemene delen worden gebruikt door alle mede-eigenaars of door minstens twee van de mede-eigenaars. Zodra er sprake is van gemeenschappelijke infrastructuur spreken we over gemene delen.

De verwerking van persoonsgegevens is enkel rechtmatig (lees ‘toegelaten’) indien ten minste aan 1 van onderstaande 6 rechtsgronden is voldaan.

1. Burger heeft toestemming gegeven (bv. gehandtekende infofiches)
2. Gegevens zijn noodzakelijk voor de uitvoering van het contract  (bv. contactgegevens van iemand ter plaatse nodig om een leverancier verder te helpen)
3. Gegevens verwerken is een wettelijke verplichting (bv. aanwezigheidslijsten algemene vergadering)
4. Gegevens verwerken is van vitaal belang (niet van toepassing op VME’s, enkel in medische sector)
5. Gegevens verwerken is van algemeen belang of openbaar gezag (niet van toepassing op VME’s, voor overheidsdiensten)
6. Gegevens verwerken uit gerechtvaardigd belang (bv. huurders dringend contacteren in geval van nood)

Toepassing op de VME: Enkel rechtsgrond 4 en 5 zijn niet van toepassing op VME’s, alle overige rechtsgronden wel. Hoe deze rechtsgronden gehanteerd worden bij de verwerking van persoonsgegevens wordt gedetailleerd beschreven in het verwerkingsregister van de VME. Dit document maakt (verplicht) deel uit van het GDPR Compliancy Dossier van elke VME.

Het aantal duizendsten dat je bezit in een mede-eigendom is van groot belang en is bepalend voor een groot aantal punten:

• het aantal stemmen waarover je beschikt in de algemene vergadering en dus het gewicht dat je kan hebben in beslissingen;
• jouw bijdrage aan de kosten van wederopbouw of reparatie in geval van volledige of gedeeltelijke vernietiging van het gebouw;
• het deel dat je moet betalen bij een eventuele veroordeling van de mede-eigendom;
• jouw aandeel in de vergoedingen die worden uitbetaald door een verzekering.

Het aantal duizendsten dat je bezit, bepaalt jouw aandeel in de kosten van de mede-eigendom. Ook dagelijkse kosten zoals het gebruik van elektriciteit of verwarming in de gemene delen. De vereniging van mede-eigenaars kan echter besluiten om bepaalde kosten toe te wijzen op basis van het nut dat bepaalde gemeenschappelijke goederen of diensten hebben voor een bepaald privatief deel. Het typische voorbeeld is de lift voor mensen die op de begane grond wonen.  De vereniging kan ook beslissen om beide criteria (aandeel en nut) in rekening te brengen.

1) Elke VME dient een “GDPR Compliancy Dossier” ter beschikking te hebben.

Dit dossier dient volgende documenten te bevatten:

• Het verwerkingsregister van de VME
• De Privacy Policy
• Een datalek procedure
• Een register van inbreuken
• Een register van audits en inspecties

Is dit in orde voor de VME’s in beheer bij Jalo Beheer?

Ja, het ‘GDPR Compliancy Dossier’ van de VME is reeds zorgvuldig door de syndicus samengesteld en is beschikbaar voor consultatie.

2) Tussen elke VME en haar syndicus dient een Verwerkingsovereenkomst afgesloten te worden.

Is dit in orde voor de VME’s in beheer bij Jalo Beheer?

Ja, de Verwerkingsovereenkomst tussen de VME en de syndicus is reeds afgesloten op 24/05/18 (deadline voor regularisatie) en beschikbaar voor consultatie.

De Algemene Vergadering (AV) is het hoogste beslissingsorgaan binnen de vereniging van mede-eigenaars (VME). Hier worden zo goed als alle beslissingen genomen, wordt jaarlijks de financiële toestand besproken en wordt er gestemd over werken e.d..

De raad bestaat volledig uit mede-eigenaars. Voor een efficiënte werking is het beter dat de raad niet te groot is. Er is een voorzitter en meestal zijn er twee bijzitters. De leden van de RVM worden elk jaar verkozen door de Algemene Vergadering.

Het transporteren van materialen (ook verhuizingen) mag nooit via de lift gebeuren. Hiervoor dient steeds voor een andere oplossing gekozen te worden, nl. het huren van een verhuislift. Indien hiervan wordt afgeweken en er zou schade aangericht worden aan de lift, dan kunnen deze kosten mogelijks verhaald worden op de desbetreffende eigenaar (ook in geval de huurder van de eigenaar de schade heeft veroorzaakt).

Om een correcte kostenverdeling te kunnen maken tussen koper en verkoper, baseren wij ons als syndicus mogelijks op de opname van tussenmeters voor nutsvoorzieningen.

Stel, er zijn tussenmeters in mijn gebouw en er is een overeenkomst met een opnamebedrijf die de meteropnames coördineert. Wat dan?

In dat geval dient de verkoper het opnamebedrijf spontaan te contacteren om de datum van overdracht te communiceren. Het opnamebedrijf zal de verkoper verdere instructies geven over de registratie van de tussenopname (Hoe? Wat? Wanneer? )  Immers de aard en noodzaak van een tussenopname hangt o.a. af van de aard van de bemeteringsinfrastructuur in het gebouw (analoge meters of elektronische meters, meters met cijferaflezing enz….). Hierover dient de informatie rechtstreeks bij het opnamebedrijf opgevraagd te worden.

Wij willen elke mede-eigenaar erop  wijzen dat de berekeningen m.b.t. privatief warmteverbruik steeds uitbesteed worden aan het betrokken opnamebedrijf. De te verdelen kosten worden via een onkostenverdelingsformulier doorgegeven door de syndicus aan het opnamebedrijf, samen met de informatie over de verdeelsleutels. Het is het opnamebedrijf dat verantwoordelijk is voor de correctheid van de metergegevens en de berekeningen. De syndicus zal de ontvangen resultaten telkens integraal doorzetten in de VME-boekhouding en zal de correctheid ervan niet in vraag stellen.

Stel, er zijn tussenmeters in mijn gebouw maar er is géén overeenkomst met een opnamebedrijf die de meteropnames coördineert. Wat dan?

In dat geval is het noodzakelijk dat wij als syndicus in het bezit worden gesteld van een opnamedocument voor de tussenopname, dewelke voor akkoord dient ondertekend te zijn door zowel de verkoper als de koper. Indien wij niet in het bezit worden gesteld van een geldig opnamedocument, zullen de verbruikskosten noodgedwongen pro rata worden verdeeld tussen verkoper  en koper op basis van de parameter ‘aantal dagen genot’ in de desbetreffende verbruiksperiode.

De GDPR wetgeving bepaalt dat Verenigingen van Mede-Eigenaars (VME’s) zich in orde dienden te stellen met haar bepalingen uiterlijk tegen 25/05/18 en zich vanaf dan ook in orde moeten houden.   

=> In orde maken = GDPR-Compliancy Dossier aanleggen => éénmalige opstartkost.

Het in orde stellen tegen 25/05/2018 hield concreet in dat er een GDPR-Compliancy Dossier moest aangelegd worden.  Dit bevat o.a. volgende documenten :

• verwerkingsregister
• privacy policy
• datalekprocedure
• register van inbreuken
• register van audits
• dataverwerkingsovereenkomst.

Hiervoor werd een éénmalige opstartkost aangerekend aan de VME.

=> In orde houden = continu onderhoud => jaarlijkse onderhoudskost

Het is niet enkel voldoende om zich éénmalig in orde te stellen met de GDPR-bepalingen, de VME moet zich ook in orde houden.  

Gezien de gegevens van de VME een dynamisch karakter hebben (er komen eigenaars bij, er gaan er weg, contactgegevens wijzigen, huurderswissels, enz….) en gezien ook de GDPR-registers systematisch dienen aangevuld te worden (register van inbreuken, inspecties, verwerkingsregisters enz….), is het ‘GDPR-conform’ houden van de VME een activiteit die gedurende de ganse looptijd van het beheer dient uitgevoerd te worden.

Ook dient de syndicus op bepaalde tijdstippen een ‘houdbaarheidscontrole’ te doen van de persoonsgegevens van de VME en dit volgens de bepalingen in het verwerkingsregister (bv. na een aantal jaren moeten bepaalde gegevens vernietigd of geanonimiseerd worden). Dit is de zogenaamde ‘onderhoudskost’ dewelke jaarlijks wordt aangerekend aan de VME.

Net zoals dit het geval is met andere onderhoudskosten (denk aan bv. liftonderhoud, verzekeringspremies), is dit een kost dewelke aan het begin van een periode wordt aangerekend aan de VME en betrekking heeft op de periode van 12 maand die erop volgen.

Een doorlopende opdracht is niet hetzelfde als een domiciliëring.

Een doorlopende opdracht is een automatische overschrijving van een vast of variabel bedrag naar eenzelfde begunstigde op een vaste dag. Je dient zelf dit in orde te maken via je bank of online bankieren.

Een domiciliëring, (waarbij je ons het mandaat zou geven om deze stortingen van jouw rekening af te nemen) is niet mogelijk.

Indien je van plan bent om werken uit te voeren aan gemene delen, welke zich in je privatief kavel bevinden (draagmuren, daal- en stijgleidingen…enz.) OF werken die een invloed zouden kunnen hebben op de stabiliteit en de harmonie (uitzicht) van het gebouw, dan heb je hiervoor (voorafgaandelijk)  een akkoord nodig van de Algemene Vergadering van mede-eigenaars, zelfs indien het hier om privatieve zaken zou gaan.

Zelfs indien je geplande werken geen akkoord zouden vereisen van een algemene vergadering, dan zou de VME het nog steeds ten zeerste op prijs stellen indien je voorafgaandelijk de mede-eigenaars, medebewoners en de syndicus zou kunnen inlichten over de aard en planning van de uit te voeren werken. Bij gebrek aan informatie hierover leidt dit al te vaak tot misnoegde reacties dewelke makkelijk kunnen vermeden worden.

Normaal worden de lasten bepaald in verhouding tot je aandeel in de duizendsten van de gemene delen. De mede-eigenaars kunnen besluiten om de lasten op een andere wijze te verdelen, afhankelijk van het nut voor elke partij. Een goed voorbeeld is dat van de lift die niet wordt gebruikt door het gelijkvloerse appartement. Informatie hierover is terug te vinden enerzijds in de statuten van het gebouw en anderzijds in de verslagen van de algemene vergaderingen.

• Verwerkingsverantwoordelijke = De VME
  VME = de verwerkingsverantwoordelijke en moet op elk moment kunnen aantonen dat deze conform de regels van de GDPR handelt.
• De Verwerker = De syndicus
  Syndicus = de verwerker dewelke gegevens verwerkt in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke (VME).
• De verwerkingsovereenkomst
  Wettelijk verplichte overeenkomst dewelke de opdracht beschrijft dewelke de VME aan de syndicus geeft om haar persoonsgegevens conform GDPR te verwerken.
  

Tussen de verwerkingsverantwoordelijke (VME)  en de verwerker (syndicus) is er een schriftelijke verwerkingsovereenkomst verplicht waarvan de duurtijd samenvalt met die van de opdrachtovereenkomst (= syndicusovereenkomst). Deze verwerkingsovereenkomst bevat afspraken rond de aard, het doel en de duur van de verwerking van persoonsgegevens van de VME.

De verslagen van onze algemene vergadering zijn gekend als robuust en uitgebreid. De reden voor deze (zeer) uitgebreide verslaggeving is om de VME zo goed mogelijk te kunnen verdedigen in geval van geschillen, juridische procedures, e.d..

Verslagen zijn immers zeer belangrijke stavingstukken en de goede uitkomst van een geschil/betwisting kan afhangen van de volledigheid en correctheid van die verslaggeving. Om die reden worden (al) onze verslagen systematisch gecontroleerd door de directie en ondergaan onze standaardteksten regelmatig revisies onder leiding van onze juridische dienst.

Zo kan je als VME op beide oren slapen wanneer een betwisting de kop zou opsteken.

Hoe?

• Tegenstemmen en onthoudingen worden gedetailleerd genotuleerd in de verslagen.
• Vereiste meerderheden worden per agendapunt correct weergegeven.
• Modaliteiten m.b.t. volmachten, stemgerechtigden, stemreductie, enz… worden correct toegepast.
• De geldigheid en interpretatie van agendapunten wordt telkens gemotiveerd a.d.h.v. wetteksten.
• De betekenis van een voor- tegen- en onthoudingsstem wordt per agendapunt concreet omschreven (weten wat je stem betekent).

Vanaf 01/01/2019 is er een wettelijke verplichting voor de aanleg van werkkapitaal en reservekapitaal. Het werkkapitaal dient verplicht op een zichtrekening op naam van de VME te staan en het reservekapitaal op een spaarrekening.

Om dit kwaliteitslabel te kunnen halen, kreeg Jalo Beheer de opdracht om haar dienstverlening vast te leggen in een heel groot ‘handboek’ waarin alle verschillende processen m.b.t. beheer van mede-eigendommen in detail worden beschreven.

Het voordeel voor jou als klant is, dat je hierdoor kan rekenen op een consequent en correct beheer, ongeacht welke technisch beheerder of boekhouder je krijgt toegewezen of ongeacht welk probleem er opduikt. Al onze mensen dienen immers voor elk probleem of taak eenzelfde procedure te volgen.

Wordt er toch afgeweken van ons receptenboek? Dan zal het opgemerkt worden en leren we eruit. Ontbreken er procedures of blijken ze niet sluitend te zijn? Dan creëren we er nieuwe of werken we ze bij.

Ben je als klant niet tevreden? Dan dienen wij voor jouw ontevredenheid eveneens een procedure te volgen om die ontevredenheid weg te nemen of te voorkomen in de toekomst.

Zo doen wij er alles aan om onze dienstverlening naar onze klanten toe op hoog niveau te brengen en te houden. De klant staat immers centraal in ISO 9001-gecertificeerde organisaties.

Waarschijnlijk ligt de oorzaak bij één of meerdere mede-eigenaars dewelke hun verplichte bijdragen aan de VME niet betalen. Dit is nefast voor een goede werking van de VME en legt een zeker financieel risico bij de mede-eigenaars die hun bijdragen wel correct betalen.

Jalo Beheer benadrukt het belang van een financieel gezond beleid van de vereniging van mede-eigenaars. Elke mede-eigenaar dient tijdig zijn bijdrage te betalen op de rekening van de VME. Jalo Beheer voert hierin een zeer strikt rappelbeleid!

Wij geven je graag onze rappelprocedure (verkort) weer bij laattijdige of uitblijvende betalingen van mede-eigenaars.

• Eerste herinnering
  Verzendwijze : mail en/of post (afhankelijk van doorgegeven voorkeurcommunicatie)

• Tweede herinnering
  Verzendwijze : mail en/of post (afhankelijk van doorgegeven voorkeurcommunicatie)

• Aangetekende ingebrekestelling
  Verzendwijze : mail + post + aangetekend

• Deurwaardersbrief
  Verzendwijze : aangetekend via deurwaarder

• Opstarten juridische invorderingsprocedure (*) na doorlopen rappelprocedure en bij niet betaling van de achterstallen
  • Samenstellen bundel en doorzenden aan de advocaat van de VME
  • Be-opdrachten van de advocaat van de VME – vraag tot uitbrengen dagvaarding
    Verzendwijze : betekening via deurwaarder

(*) Voorwaarden waaraan dient te zijn voldaan alvorens een gerechtelijke invorderingsprocedure op te starten waarvoor aan Jalo Beheer een bijzonder mandaat wordt gegeven via de AV:

Procedure wordt opgestart:

• Indien de achterstal van een mede-eigenaar groter is dan 4 keer zijn periodieke bijdrage;
• Indien een mede-eigenaar in gebreke blijft tot het tijdig (= voor vervaldag) betalen van zijn bijdrage in een specifieke financieringsmodaliteit (extra opvraging van werkkapitaal, reservekapitaal of waarborgfonds) dewelke is goedgekeurd door een AV, BAV, referendum of een beslissing genomen door de raad van mede-eigendom conform het mandaat van de algemene vergadering;
• Indien een mede-eigenaar zijn volledige periodieke afrekening niet heeft voldaan binnen de 3 maanden;
• Indien niet aan één van bovenstaande voorwaarden werd voldaan maar het opstarten van een juridische procedure t.o.v. een achterstallige (ex) mede-eigenaar toch is aangewezen als bewarende maatregel wanneer de VME zich in financiële moeilijkheden bevindt of er urgente vorderingen tegen de VME ingesteld werden. (De syndicus neemt het beheer van de VME waar als ‘goede huisvader’)
  

De basisakte en het reglement van mede-eigendom (samen de ‘statuten’)  regelen de werking van de VME en iedereen moet ze respecteren. Vraag deze documenten op vooraleer je beslist tot aankoop. De notaris is verplicht om de statuten af te leveren aan de nieuwe eigenaar zodat deze ze kan inlezen en ermee akkoord gaan alvorens tot zijn aankoop over te gaan.

Bij het ondertekenen van zijn aankoopakte gaat hij tevens akkoord met de inhoud van de statuten van het gebouw.

Enerzijds door onze unieke services:

• Continue bereikbaarheid van al onze diensten tijdens onze kantooruren van 09 – 12h en van 13.30 – 17.00 h
• Een 24/24 en 7/7nooddienst die wij zelf bemannen zodat u met kennis van zaken wordt bijgestaan in geval van nood (geen callcenter)
• Mogelijkheid om beroep te doen op een eigen klusjesdienst voor snelle interventies
• Gespecialiseerde diensten (technisch, juridisch, verzekeringstechnisch, boekhoudkundig, liften,….)
• Een snel communicatiesysteem via SMS en mail voor flashberichten (bv. liftpannes)
• Correcte en duidelijke afrekeningen
• Mogelijkheid om beroep te doen op onze groepsaankopen om van de scherpste tarieven te kunnen genieten
• Digitale beschikbaarheid van alle VME gebonden documenten via een online eigenaarsplatform
• Genieten van een op maat gemaakte brandpolis “alle risico’s”, exclusief voor onze klanten
• Jaarlijkse screening van uw gebouw, zowel technisch als financieel

Anderzijds door onze unieke bekwaamheidsbewijzen:

• Erkend syndicus (Beroepsinstituut van vastgoedmakelaars) (BIV nummer 502569)
• ISO 9001 : 2015-kwaliteitscertificaat voor dienstverlening
• Kwaliteitscertificaat uitgereikt door het algemeen Eigenaars Syndicaat (AES) en Koninklijk algemeen eigenaarsverbond (KAEV)
  

Als een huurder het reglement van orde niet naleeft (bijvoorbeeld te veel lawaai maakt), neem dan contact op met de verhuurder. Het is immers de verhuurder die ervoor moet instaan dat zijn huurder het reglement naleeft.

Er is geen sanctie voorzien voor de syndicus die de gevraagde informatie niet doorgeeft. Wees in dat geval voorzichtig. Je beschikt waarschijnlijk niet over voldoende informatie om de koop af te sluiten.

In dat geval moet één (natuurlijke) persoon aangeduid worden als ‘stemhouder’ door alle belanghebbenden. Dit breng je in orde door het formulier ‘stemhouder en oproepwijze’ ingevuld en voldoende gehandtekend aan de syndicus terug te bezorgen.

Het is deze stemhouder die zal worden opgeroepen voor de algemene vergaderingen, die het recht uitoefent om deel te nemen aan de beraadslagingen en de stemmingen op de algemene vergadering en alle documenten ontvangt die afkomstig zijn van de VME.

Een groot deel van de taken van de syndicus is inbegrepen in de standaardbeheerdersvergoeding die de syndicus aan de VME jaarlijks aanrekent. Vergelijk het met het ereloon van een huisdokter.

Heeft de VME de expertise van een specialist nodig, dan worden hiervoor (in sommige gevallen) extra vergoedingen aangerekend (hetzij aan de VME, hetzij aan een privatieve eigenaar).

Jalo Beheer houdt van een duidelijke communicatie en een no-nonsense aanpak, vandaar dat zij de lijst van beheerderstaken die onderworpen zijn aan bijkomende vergoedingen gedetailleerd heeft opgemaakt. Deze lijst is opgenomen in onze offerte en zal integraal deel uitmaken van de syndicusovereenkomst, waardoor hierover achteraf nooit een discussie hoeft te zijn.

Volgens de GDPR wetgeving dienen de nodige maatregelen te worden getroffen zodat de persoonsgegevens worden beveiligd en beschermd tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging op beschadiging.

De VME heeft een verwerkingsovereenkomst afgesloten met de syndicus (verwerker). Deze heeft op haar beurt een verwerkingsovereenkomst afgesloten met haar sub-verwerkers (bv. software support, hosting dataservers, freelance datamanagers e.d…) alsook met de personeelsleden bij haar in dienst. Elke gecontracteerde partij engageert zich ertoe het nodige te doen m.b.t. de integriteit en vertrouwelijkheid van de gegevens van de VME zoals opgesteld in de desbetreffende overeenkomsten.

De begroting is een overzicht en opsomming van de te verwachten (normale) werkingskosten ten laste van de gemeenschap. De begroting is de basis voor het berekenen van de periodieke voorschotten op werkkapitaal (provisies). Een begroting is nooit een exacte weergave van de gemeenschappelijke kosten maar altijd een schatting. De werkelijke kosten zullen pas bekend zijn op het einde van het boekjaar (werkjaar) en exact verrekend worden in de jaarafrekening.

De syndicus moet een aansprakelijkheidsverzekering afsluiten en moet aan de vereniging van mede-eigenaars het bewijs leveren dat hij die verzekering heeft afgesloten indien zij hierom vraagt.

Het polisnummer van Jalo Beheer is 730.390.160.

Deze voorschotten dienen telkens tussen de 1e en de 10e van de betrokken maand of kwartaal gestort te worden op de zichtrekening van de VME.

Opgelet: U mag uw voorschotten niet te laat storten (na de 10e) maar ook niet te vroeg (bv. reeds op het einde van de vorige maand storten voor de volgende maand) aangezien dit een foute jaarafrekening zal creëren. Uw stortingen dienen wel degelijk in de tijdsspanne tussen 1e en 10e van de maand waarop de betaling betrekking heeft, toe te komen op de VME-rekening.

Opgelet: in geval van spaarbijdragen per kwartaal of jaar geldt als vervaldag de 10e dag van de eerste maand van het desbetreffende kwartaal of jaar.

Heel summier samengevat (de uitgebreide lijst is terug te vinden in de desbetreffende wetteksten) zal de makelaar/notaris volgende gegevens over het goed/de VME opvragen bij de syndicus:

• een kopie van de statuten van het gebouw en het reglement van orde
• de notulen van de algemene vergaderingen van de laatste 3 jaar. In die verslagen lees je welke renovaties er onlangs werden uitgevoerd en welke werken er al gepland zijn (een vernieuwing van de gevel, de vernieuwing van het dak, het plaatsen van een nieuwe lift…);
• een afschrift van de boekhouding, met:
  • de bedragen van het werkkapitaal en het reservekapitaal
  • het bedrag van eventuele achterstallen in bijdragen van de verkoper
  • de jaarafrekeningen van de verkoper van de laatste twee jaar
• de eventuele bijdragen aan werkkapitaal en reservekapitaal waarover de algemene vergadering reeds besliste;
• eventuele schulden en procedures van de vereniging van mede-eigenaars;
• een afschrift van de recentste (boekhoudkundige) balans die door de algemene vergadering van de vereniging van mede-eigenaars werd goedgekeurd;
• of er gerechtelijke procedures lopen en of er beroep werd aangetekend tegen beslissingen van de algemene vergadering.
  

De vereniging van mede-eigenaars beschikt over fondsen. De syndicus plaatst dat geld op bankrekeningen: een afzonderlijke rekening voor het werkkapitaal en een afzonderlijke rekening voor het reservekapitaal. De rekeningen moeten op naam staan van de vereniging van mede-eigenaars. De syndicus beheert de fondsen, maar beschikt er niet over. De syndicus moet een boekhouding voeren op een duidelijke, nauwkeurige en gedetailleerde wijze.

Kleinere mede-eigendommen, met minder dan 20 kavels, mogen een vereenvoudigde boekhouding voeren, met de inkomsten en uitgaven, de toestand van de kasmiddelen, de geldbewegingen (zowel cash als op de rekeningen), het bedrag van het werkkapitaal en het bedrag van het reservekapitaal.

Een professionele syndicus is daarenboven gebonden door de deontologische regels inzake de boekhouding, die uitgevaardigd werden door het Belgisch Instituut van Vastgoedmakelaars (het BIV) alsook door de regelgeving omtrent het minimum genormaliseerd rekenstelsel voor Verenigingen van Mede-eigenaar.

De commissaris van rekening heeft het mandaat om boekhoudkundige documenten in te kijken en zo een controle uit te oefenen.

Die is verplicht in een gebouw of groep gebouwen van ten minste 20 kavels (zoals appartementen, kantoren, maar exclusief kelders, garages en parkeerplaatsen).

Voor kleinere flatgebouwen is de raad optioneel.

Periodieke voorschotten dienen gestort te worden op de zichtrekening van de VME. Spaarbijdragen dienen gestort te worden op de spaarrekening van de VME.

Heeft je gebouw een lift? Dan weet je al dat dit niet alleen extra kosten met zich meebrengt, maar eveneens een heleboel wettelijke verplichtingen. Van periodieke keuringen tot risico-analyses en van verplichte liftrenovaties tot indienststellingsattesten, ….

Misschien zie je door de bomen het bos niet meer? Wij nemen ook deze administratie en opvolging over, en hebben hiervoor een  gespecialiseerde dienst ‘liftcoördinatie’.

Hier gebeurt de registratie van alles wat de lift in je gebouw in haar levensloop ondergaat en nog belangrijker: wat er in de toekomst nog dient te gebeuren!

Hier wordt er ook gecommuniceerd met de betrokken externe diensten (keuringsorganisme, onderhoudsfirma, ….) en volgen wij hen o.a. op indien de service niet naar behoren of niet tijdig wordt uitgevoerd.

Omdat wij alles in detail registreren, creëren wij voor elke lift een ‘identiteitskaart met levensloop’. Zo weten wij en jij wat de lift in de loop der jaren heeft ondergaan en welke liften momenteel een strafblad hebben. Uiteraard volgen we deze laatste strenger op!

Neen. Beslissingen over verdeelsleutels of wie op welke manier dient bij te dragen in de gemeenschappelijke kosten, zijn beslissingen die een Algemene Vergadering toekomen.

Het is de algemene vergadering die de syndicus aanstelt, ook als het gaat over een mede-eigenaar.

Het reglement van mede-eigendom bepaalt soms wie de eerste syndicus is.

En soms wordt de syndicus aangesteld door de rechter op verzoek van een mede-eigenaar of van een derde partij die een belang heeft.

Tussen de verwerkingsverantwoordelijke (VME) en de verwerker (syndicus) is er een schriftelijke verwerkingsovereenkomst verplicht waarvan de duurtijd samenvalt met die van de opdrachtovereenkomst (= syndicusovereenkomst).

Persoonsgegevens mogen enkel worden verwerkt voor een welbepaald doeleinde.

Het algemeen doel voor de verwerking van persoonsgegevens voor de VME is heel duidelijk ‘Het beheren van de mede-eigendom zoals bedoeld in B.W artikel 577.

‘Beheer van mede-eigendom’ dient hier geïnterpreteerd te worden in de breedst mogelijk zin en meer bepaald volgens de bepalingen in B.W. artikel 577.

De uitnodiging vermeldt de plaats, dag en tijdstip en de agenda van de algemene vergadering. Alle schriftelijke voorstellen die op tijd (= 3 weken voor aanvang van de 15-daagse vergaderperiode) werden ingediend door een mede-eigenaar moeten worden meegestuurd. De uitnodiging bevat ook de procedures voor raadpleging van belangrijke documenten met betrekking tot de agendapunten.

Als bij een eerste algemene vergadering niet aan de voorwaarden i.v.m. aanwezigheid werd voldaan, dan zal een tweede algemene vergadering worden samengeroepen die steeds rechtsgeldig kan beslissen ongeacht het aantal aanwezige mede-eigenaars en ongeacht het aantal aandelen dat de aanwezigen vertegenwoordigen. Opgelet! De agenda van deze tweede (hernieuwde) vergadering dient identiek te zijn als de agenda van de eerste vergadering. M.a.w. er kunnen in tussentijd geen agendapunten toegevoegd worden.

VME’s die bij ons nieuw in beheer komen hebben extra zorgen nodig want ze kampen steeds met één of meerdere problemen. Deze ‘eerste zorgen’ worden toegediend door ons directieteam. Zij start in elk dossier met het opmeten van de ‘schade’, gevolgd door een herstelplan voor elke VME.

Wanneer een mede-eigenaar de VME opnieuw verlaat (door verkoop van zijn kavel(s)), dan zal zijn/haar desbetreffend aandeel in het waarborgfonds opnieuw in mindering gebracht worden in de laatste afrekening.

De rechtspersoonlijkheid laat toe aan derden om de vereniging ter verantwoording te roepen. Zo kan een schuldeiser de vereniging van mede-eigenaars dagvaarden zonder elk van haar leden afzonderlijk te dagvaarden. De vereniging van mede-eigenaars kan ook zelf een rechtszaak starten. Zo kan ze bv. optreden tegen een mede-eigenaar die zijn verplichtingen niet nakomt. De vereniging is ook de werkgever van het personeel van de VME, zoals een conciërge of het onderhoudspersoneel.

Een Buitengewone Algemene Vergadering (BAV) is een Algemene Vergadering die niet in de 15-daagse vergaderperiode van de VME valt. De agenda van een BAV ziet er ook vaak anders uit omdat de jaarlijks terugkerende agendapunten, zoals bv. goedkeuring afrekening en balans, bespreking leveringscontracten, enz…. hier meestal niet opstaan.

Een BAV heeft een duidelijk thema en specifiek doel, en handelt vaak over slechts 1 onderwerp.

De syndicus kan een buitengewone algemene vergadering samenroepen, en dit telkens wanneer er dringend een beslissing moet worden genomen in het belang van de mede-eigendom, zoals bijvoorbeeld voor dringende onderhoudswerken.

Ook de VME kan een buitengewone algemene vergadering aanvragen aan de syndicus. De syndicus dient op deze vraag in te gaan wanneer deze ondersteund worden door meer dan 20% van de aandelen in de VME.

Je krijgt niet voor elke betaalperiode een betaaluitnodiging van ons. Je bent als mede-eigenaar er zelf voor verantwoordelijk dat je stortingen correct en tijdig gebeuren.

Bij wijzigingen van het bedrag of de frequentie van de voorschotten ontvang je telkenmale éénmalig een nieuwe betaaluitnodiging samen met het verslag van de algemene vergadering waarin de wijziging werd beslist.

Wij raden aan elke mede-eigenaar aan om voor deze stortingen een doorlopende opdracht te willen regelen om misverstanden en rappelkosten te vermijden.

Het is mogelijk om de professionele syndicus te vervangen door een niet-professionele syndicus. Het moet dan wel een mede-eigenaar zijn. Hij of zij moet een kavel bezitten in de mede-eigendom, ook al is het een kleine kavel zoals een garage of berging. De opdracht van de syndicus-mede-eigenaar is identiek aan die van de professionele syndicus.

Een dataverwerkingsregister is verplicht voor elke VME en dit in het kader van de GDPR-wetgeving dewelke van kracht is gegaan op 25/05/2018.

Dit verwerkingsregister bevat o.a volgende informatie over elke verwerkingsactiviteit van de VME:

• de verwerkingsactiviteiten
• type van verwerkte persoonsgegevens
• rechtmatigheid waarop de verwerking is gebaseerd
• de bewaartermijn van de persoonsgegevens
• identificatie van alle betrokken partijen (eigenaars, huurders, derden,…..)
• doel van de gegevensverwerking
• de maatregelen om de gegevens te beveiligen

Dit dataverwerkingsregister is reeds zorgvuldig opgesteld voor alle VME’s in beheer bij Jalo Beheer en is consulteerbaar via het eigenaarsplatform of op simpele vraag via beheer@jalo.be.

Aangezien sleutels van gemene delen vaak gecodeerd zijn om veiligheidsredenen, dien je je tot de syndicus te richten indien je sleutels wenst bij te bestellen. Wij aanvaarden geen bestellingen van huurders.

De syndicus zal de bestelling voor sleutels in naam van de VME plaatsen bij de betrokken leverancier en de kosten zullen via de jaarafrekening privatief doorgerekend worden aan de betrokken eigenaar. De syndicus houdt geen ‘stock’ bij van reservesleutels.

ISO 9001 is een norm die de kwaliteit en dienstverlening in een organisatie beoordeelt. Omdat Jalo Beheer een organisatie is die opgebouwd is rond dienstverlening, is deze ISO 9001-norm voor ons belangrijk.

ISO 9001 wordt o.a. gebruikt om te beoordelen of de organisatie in staat is om te voldoen aan de eisen van klanten. Klantgerichtheid staat hierin centraal.

Op geregelde tijdstippen worden de ‘spelregels’ van de ISO-normen zelf onderworpen aan een audit. Zo kreeg de ISO 9001-norm in 2015 haar laatste update. Jalo beheer heeft er dan ook meteen voor gekozen om haar erkenning te behalen volgens deze laatste nieuwe versie en behaalde met succes het nieuwe ISO 9001:2015-certificaat in de zomer van 2016.

Het reservekapitaal bestaat uit de bijdragen die de mede-eigenaars betalen voor buitengewone uitgaven, zoals de vernieuwing van de verwarmingsketel, het dak, de lift… Hoeveel je dient te sparen en hoe vaak, wordt beslist door een algemene vergadering.

Meer informatie hierover kan je terugvinden in de verslagen van de algemene vergaderingen.

De beschrijving van de privatieve en de gemene delen wordt vastgelegd in de statuten van het gebouw.

De verwerking van de persoonsgegevens moet behoorlijk zijn (gestructureerd, transparant, digitaal afleverbaar en machine-leesbaar).

De VME dient gestructureerde lijsten digitaal en machine-leesbaar (word, pdf, excel) te kunnen afleveren. Aan welke partijen welke lijsten kunnen doorgegeven worden, wordt eveneens gedetailleerd beschreven in het verwerkingsregister van de VME.

Net zoals het verwerkingsregister en de register van audits en inspecties verplichte documenten zijn voor de VME in het kader van de GDPR-wetgeving (van kracht gegaan op 25/05/2018), geldt dezelfde verplichting voor het bestaan van een register van inbreuken en inspecties.

In dit register zullen volgende gegevens geregistreerd worden van de VME :

• (vermoedelijke) datum van de inbreuk
• de datum van de vaststelling van de inbreuk
• een beschrijving van de inbreuk (oorzaak en aard)
• de aard en de grootte-orde van de gecompromitteerde persoonsgegevens
• de betrokken gedupeerde(n)
• een beschrijving van de getroffen beschermingsmaatregel
• beoordeling of er een noodzaak is tot melding aan de betrokkene(n) volgens art 34 AVG
• de datum van de melding van de inbreuk aan de betrokkene(n)
• beoordeling of er een noodzaak is tot melding aan de AVG volgens art 33 AVG
• de datum van melding van de inbreuk aan de AVG
• een beschrijving van de melding van de inbreuk aan de AVG

=> Net zoals het verwerkingsregister, de privacy policy en het register van audits en inspecties, maakt het register van inbreuken deel uit van het GDPR Compliancy dossier van de VME.

Voor alle VME’s in beheer bij Jalo Beheer werd dit GDPR Compliancy dossier reeds zorgvuldig samengesteld en is dit beschikbaar via het eigenaarsplatform of op aanvraag.

Om te zorgen voor een éénduidig beleid binnen de VME en om te voorkomen dat datalekken die wel gemeld hadden moeten worden, dat niet worden en dat datalekken die niet gemeld hoeven te worden, dat wel worden, heeft de Gegevensverwerker van de VME ervoor gekozen de meldingen centraal te laten verlopen via de “DPO” of “Data Protection Officer”, wat een nieuwe functie is opgelegd door de GDPR-wetgeving.

In de praktijk neemt binnen de organisatie van syndicus Jalo Beheer de afgevaardigde COO of Algemeen Directeur deze rol van DPO op zich.

De COO (en DPO) van Jalo Beheer is te bereiken via de algemene coördinaten van de syndicus: beheer@jalo.be.

Elke melding kan via deze coördinaten worden ingediend ter attentie van de DPO.

Je kan je ook laten vertegenwoordigen door een andere mede-eigenaar of door een werknemer van de mede-eigendom, zoals de conciërge, of zelfs door een vriend. Die persoon moet je dan een geschreven volmacht meegeven.

Je kan geen volmacht geven aan de syndicus. Ook niet als de syndicus een mede-eigenaar is.

Een blanco volmachtdocument krijg je meegestuurd met de uitnodiging voor de algemene vergadering en kan je ook hier downloaden.

Elke eigenaar van een kavel is lid van de algemene vergadering. De algemene vergadering is dus samengesteld uit alle mede-eigenaars.

Huurders zijn geen lid van de algemene vergadering en kunnen enkel deelnemen in het geval zij van een eigenaar een volmacht hebben gekregen.

In een gebouw worden de kosten verdeeld volgens verdeelsleutels die bepaald worden in de statuten of dewelke werden beslist op algemene vergaderingen.

Soms wordt de verdeling van bepaalde kosten niet of slecht omschreven in de basisakte, waardoor de syndicus moet teruggrijpen naar de ‘algemene’ verdeelsleutel ‘basisakte’ (= iedereen betaalt mee volgens zijn aandeel in de gemene delen).

Over het algemeen wordt die verdeling beslist op het ogenblik dat het gebouw voor een eerste keer wordt verdeeld: soms werd een gebouw gebouwd om te worden verkocht aan verschillende kopers, soms beslist een eigenaar om een bestaand gebouw op te delen in verschillende woningen die apart worden verkocht.

In beide gevallen is het de bouwpromotor / comparant die beslist over het statuut van de delen van het gebouw.

De beschrijving van de privatieve en de gemene delen wordt vastgelegd in de statuten van het gebouw.

Het is de notaris die dit document (en dus de beschrijving van wat privatief en wat gemeenschappelijk is) opmaakt.

Als kandidaat-koper kan je dat navragen bij de mede-eigenaars. De naam en adres van de syndicus moeten uithangen in de hal van het gebouw of op een andere goed zichtbare plaats in de gemeenschappelijke delen van het gebouw.

Ook kan je in het KBO opzoeken wie de syndicus is.

Een mede-eigenaar kan op eenvoudig verzoek een vertaling krijgen van alle documenten die betrekking hebben op de mede-eigendom en die uitgaan van de vereniging van mede-eigenaars en dit naar de taal (of talen) van het taalgebied waarin de mede-eigendom gelegen is.

Kosten voor deze vertaling dienen gedragen te worden door gans de gemeenschap.

Al wie persoonsgegevens verwerkt dient GDPR-wetgeving te volgen op straffe van boete en dit vanaf 25/05/2018.

EU burgers die zich gedupeerd voelen kunnen klacht indienen bij de GBA = de Gegevensbescherminsautoriteit. Deze laatste kan ook effectief boetes opleggen (aan de VME, niet aan haar syndicus) en dit in tegenstelling tot de vroegere “Privacy Commissie” die dat niet kon.

Vanaf 25/05/2018 kan de VME onderworpen worden aan controle-audits van de GBA. Deze controles zullen plaatsvinden in het kantoor van de syndicus waar de syndicus als gegevensverwerker en vertegenwoordiger van de VME de nodige documenten zal dienen voor te leggen waaruit blijkt dat de VME in orde is met zijn verplichtingen omtrent GDPR.

Neen. Dit mag niet. Vanaf het moment dat het mandaat van de syndicus is beëindigd, mag deze geen ‘daden van beheer’ meer stellen, behalve deze die te maken hebben met de overdracht van het dossier aan zijn opvolger.

Het betalen van leveranciersfacturen is eveneens een ‘daad van beheer’ en is hierdoor dus niet toegelaten na beëindiging van het mandaat.

Alle leveranciersfacturen die op dat moment nog niet betaald zijn, dienen door de nieuwe syndicus te worden betaald.

De belangrijkste taak van de commissaris van rekening is het controleren van de jaarlijkse afrekeningen van de gemeenschappelijke kosten. Hij/zij is ook de enige binnen de VME dewelke een mandaat heeft gekregen om privatieve informatie in te kijken (bv. uw betaalgegevens).

De commissaris van rekening werd benoemd op de laatste algemene vergadering.

Wij verwijzen naar het verslag van deze vergadering voor de volledige taakomschrijving en eventuele specifieke taken/mandaten welke aan hem/haar extra werden toegewezen.

De syndicus is verantwoordelijk voor het dagelijkse beheer van de mede-eigendom.

Hij neemt de nodige dringende beslissingen en voert de beslissingen uit (of laat deze uitvoeren) die genomen werden door de algemene vergadering.

De wet op de mede-eigendom wordt geregeld door Art 577 van het Burgerlijk Wetboek.

Naast de 3 takenpakketten die de wetgever aan de syndicus oplegt (nl. administratief, financieel en technisch beheer) heeft Jalo Beheer zelf zijn takenpakket verder uitgebreid met de takenpakketten juridisch en communicatief beheer. Ons beheer is daarom gebaseerd op 5 pijlers ipv 3.

Administratief beheer:

Het organiseren en notuleren van de algemene vergaderingen, het regelen van leverancierscontracten, het archiveren van alle relevante documenten, het bijhouden van de eigenaarsgegevens, het opmaken van dossiers m.b.t. verkopen van appartementen, het opstellen van een reglement van inwendige orde, het controleren van inhoudingsplicht van de leveranciers van de VME (inhoudingen RSZ), het zorgen voor de wettelijke verplichtingen omtrent GDPR en Privacy voor de VME, enz.

De syndicus staat ook in voor de brandverzekering.

Financieel beheer:

Het beheer van de fondsen van de mede-eigendom, het opvolgen van achterstallen, het voeren van een transparante boekhouding en duidelijke afrekeningen per mede-eigenaar, het correct uitsplitsen van de gemeenschappelijke kosten volgens de afgesproken verdeelsleutels, het opvolgen van uitbetalingen van schadedossiers, het opvragen van waarborgfonds en werkkapitaal, het betalen van de leveranciersfacturen, enz.

Technische beheer:

Het coördineren van verbeterings- en herstelwerken, opdracht geven voor dringende interventies, mede-eigenaars bijstaan bij opleveringen, opvragen van offertes, controle op uitvoering van werken, communicatie met bouwheer, enz.

Juridisch beheer:

Het nauwgezet opvolgen van regelgeving omtrent mede-eigendom, analyses van de statuten van het gebouw en de rechtspersoonlijkheid van de vereniging van mede-eigenaars, opstarten en opvolgen van

invorderingsprocedures m.b.t. achterstallige (ex-) eigenaars (of leveranciers), opvolgen van juridische geschillen, analyse aangeleverde stukken van advocaten, gerechtsdeskundigen, beantwoorden conclusietermijnen, opzoekingswerk ivm historische beslissingen, opzoekwerk mede-eigendom, enz.

Communicatief beheer:

Het communiceren van de beslissingen van de algemene vergaderingen, telefonische permanentie, nooddienst, preventieve flash-berichten via sms, mailings i.f.v. afspraken omtrent bereikbaarheid en interventies in de gebouwen, communicatie met de commissaris van rekening omtrent de controle van de boekhouding, enz.

De meeste kosten stijgen jaarlijks: verwarming, warm water, elektriciteit, syndicus, onderhoud, verzekeringscontracten,…

Je kan de meerkost beperken door:

• de andere mede-eigenaars te sensibiliseren rond zuinig energieverbruik, bijvoorbeeld door de verwarming in de gemene delen lager te zetten;
• je eigen verwarmingsketel regelmatig te controleren en goed te laten onderhouden;
• voor renovaties en aanpassingen van woningen bestaan er allerhande premies van de federale overheid, de gewesten, de provincies en de gemeenten. Je kan alvast je syndicus helpen door de informatie die hierover gekend is door te spelen aan de syndicus.
• om de kosten te beperken is het belangrijk dat de gemene delen en de gemeenschappelijke infrastructuur goed worden onderhouden. Dringend herstelwerk is altijd duurder. Op lange termijn is het dus steeds rendabeler om proactief te investeren in onderhoud van de gemene delen.
  

Je kan dit terugvinden in de lijst van extra prestaties dewelke is opgenomen in de syndicusovereenkomst en offerte.

Voor gewone beslissingen is een volstrekte meerderheid nodig van de stemmen van de aanwezige en vertegenwoordigde mede-eigenaars, dus 50% plus één. Blanco stemmen en ongeldige stemmen worden niet meegeteld als uitgebrachte stemmen voor de berekening van de meerderheid. Belangrijke of gevoelige beslissingen vereisen een gekwalificeerde meerderheid van stemmen (bijvoorbeeld 2/3 – 3/4 of 4/5 of zelfs eenparigheid 100 %) van stemmen.De syndicus dient verplicht de namen van de ‘tegen’ en ‘onthouding’ stemmers in het verslag te notuleren, waardoor per definitie ook de ‘voor’ stemmers gekend zijn. De stemming is dus niet anoniem. De stemming zelf verloopt meestal d.m.v. handopsteking.

Verwerking = “ruim opgevat”: verzamelen, ordenen, bijwerken, opvragen, raadplegen, verspreiden, …

Voorbeelden: infofiches  invullen en verwerken, documenten samenstelling gezin verwerken in de boekhouding van de VME, gegevens raadplegen op het eigenaarsnet, lijsten afleveren aan commissaris RVM, AV of VME, database bijhouden met adresgegevens van eigenaars en huurders, aanwezigheidslijsten registreren en bijhouden, verslagen van algemene vergaderingen, …

Wanneer je kavel eigendom is van een onverdeeldheid  (bv. erfgenamen, echtgenoten, kinderen,….) of bezwaard is met een recht van vruchtgebruik of bewoning (bv. naakte eigenaar + vruchtgebruiker), is elk lid van de onverdeeldheid hoofdelijk aansprakelijk tot het storten van de voorschotten en bijdragen in de gemeenschappelijke kosten.

Het is dus de verantwoordelijkheid van de onverdeeldheid zelf om hiervoor de nodige regelingen te treffen.

De syndicus zal nooit gedeelde opvragingen of afrekeningen opmaken voor verschillende leden van de onverdeeldheid.

In geval van achterstallen zal de volledige onverdeeldheid hiervoor aangemaand en aansprakelijk gehouden worden.

Wijzigen van de verdeling van de aandelen in de gemeenschappelijke delen, bestemmingswijzigingen, enzovoort is mogelijk, maar uitsluitend bij authentieke akte.

Een wijziging kan worden beslist door de algemene vergadering van mede-eigenaars of door een beslissing van de vrederechter ingevolge een verzoek van één van de mede-eigenaars.

Een wijziging kan erg duur zijn aangezien hier heel wat analysewerk, algemene vergaderingen, redactioneel werk en niet te vergeten extra werk van de notaris en de syndicus mee gepaard gaat.

De documenten zijn volstrekt gratis voor de koper. De syndicus zal voor het verstrekken van die informatie wel een uitzonderlijk werk aanrekenen aan de verkoper. Hoeveel dit bedrag is, is opgenomen in de tarievenlijst van extra prestaties dewelke deel uitmaakt van de syndicusovereenkomst.

Ja, helaas wel.

Om je VME ‘GDPR Compliant’ te maken dient er heel wat werk verricht te worden, en dit zowel éénmalig voor de aanleg (opstart) van het GDPR Compliancy Dossier, als voor het verplicht onderhouden ervan.

Al deze ‘extra inspanningen’ die de syndicus als verwerker van de gegevens voor de VME dient te leveren, vallen niet onder het standaard takenpakket van de syndicus en zijn dus bijgevolg onderhevig aan een extra vergoeding.

Wanneer er zich schade voordoet aan de gemene delen van het gebouw of de infrastructuur van je privatieve kavel, dan neem je zo snel mogelijk contact op met onze ‘dienst schadegevallen’ (bereikbaar via ons algemeen nummer). Onze expert schadegevallen zal je verdere instructies geven.

Bij dringende schadegevallen contacteer je uiteraard de hulpdiensten en neem je zo veel mogelijk foto’s.

Sommige grote gebouwcomplexen bestaan uit een aantal afzonderlijke gebouwen met bv. een gemeenschappelijke park. Om het beheer van elk gebouw te versoepelen heeft de wetgever de mogelijkheid in het leven geroepen om te werken men ‘deelverenigingen’ met elk hun eigen autonomie en beslissingsbevoegdheid (bv. schilderwerken in blok A) en een ‘hoofdvereniging’ met een beslissingsbevoegdheid over zaken die overkoepelend alle gebouwen aanbelangen (bv. de aanleg van het park).

Elke deelvereniging dient een aparte basisakte te hebben waarin de rechtspersoonlijkheid van de deelvereniging als volwaardige, zelfstandige VME wordt beschreven. Elke deelvereniging kan en mag een aparte syndicus hebben. Ook de hoofdvereniging heeft een apart statuut en dient eveneens actief te zijn (syndicus, vergaderingen, boekhouding enz.).

Er is een collectieve brandverzekering van de mede- eigendom, waaraan elke mede-eigenaar mee betaalt. Maar daarnaast is het ook belangrijk om een eigen (inboedel)verzekering te hebben. Je neemt voor meer informatie hierover best contact op met je verzekeringsmakelaar.

In een VME zijn er verschillende ‘instanties’ te onderscheiden dewelke bijdragen aan het beheer van de VME. Zo is er de algemene vergadering als hoogste bestuursorgaan, de raad van mede-eigendom (voorheen aangeduid als de raad van beheer), als secundair bestuursorgaan met controlerende functie, de commissaris van rekening als financieel controleur en de syndicus als uitvoerend orgaan.

De algemene vergadering neemt de belangrijkste beslissingen over het gebouw. Het dagelijks beheer wordt toevertrouwd aan een manager, de “syndicus” van het gebouw. De controle op de syndicus wordt in principe uitgeoefend door de algemene vergadering. Deze kan die controlebevoegdheid overdragen aan de raad van mede-eigendom (die niet in elke mede-eigendom bestaat). De algemene vergadering duidt jaarlijks ook een commissaris van de rekeningen aan, dewelke de boekhouding controleert.

In uiterst dringende gevallen (bv. storm, ongeval, brand, …) zijn wij 24/24 en 7/7 bereikbaar via onze permanentiedienst op ons algemeen telefoonnummer.

• Kantoor Antwerpen (Schoten): 03/257 00 00
• Kantoor Kempen (Westerlo): 014/84 84 57
• Kantoor Vlaams Brabant (Mechelen): 015/55 88 30
• Kantoor Limburg (Hasselt): 011/ 21.44.19              

De vereniging van mede-eigenaars is een vereniging met rechtspersoonlijkheid. Ze heeft rechten en plichten, zoals een fysieke persoon: ze heeft een naam, een adres, een nationaliteit, het recht om eigendom te verwerven, te beheren en te verkopen.

Er is wel een beperking: de vereniging van mede-eigenaars kan alleen roerende goederen bezitten (met inbegrip van gelden en rekeningen) en enkel die roerende goederen die nodig zijn voor het behoud en beheer van het gebouw of de groep van gebouwen.

De vereniging mag de gelden die ze bezit niet gebruiken om te speculeren op de beurs of om te investeren.

GDPR = General Data Protection Regulation

De GDPR-wetgeving vervangt vanaf 25/05/2018 de wet op de privacy in Europese landen.

De GDPR-wetgeving regelt de verwerking van persoonsgegevens van EU burgers (en dit zowel binnen als buiten de EU). GDPR handelt dus enkel over persoonsgegevens van NATUURLIJKE personen.

De verwerking van persoonsgegevens dient te voldoen aan onderstaande basisprincipes:

Principe 1: Rechtmatigheid

De verwerking van persoonsgegevens is enkel rechtmatig (lees ‘toegelaten’) indien ten minste aan 1 van onderstaande 6 rechtsgronden is voldaan.

6 RECHTSGRONDEN VOOR HET VERWERKEN VAN PERSOONSGEGEVENS :

1. 1. Burger heeft toestemming gegeven (bv. gehandtekende infofiches)
   2. Gegevens zijn noodzakelijk voor de uitvoering van het contract  (bv. contactgegevens van iemand ter plaatse nodig om een leverancier verder te helpen)
   3. Gegevens verwerken is een wettelijke verplichting (bv. aanwezigheidslijsten algemene vergadering)
   4. Gegevens verwerken is van vitaal belang (niet van toepassing op VME’s, enkel in medische sector)
   5. Gegevens verwerken is van algemeen belang of openbaar gezag (niet van toepassing op VME’s, voor overheidsdiensten)
   6. Gegevens verwerken uit gerechtvaardigd belang (bv. huurders dringend contacteren in geval van nood)

Toepassing op de VME:
Enkel rechtsgrond 4 en 5 zijn niet van toepassing op VME’s, alle overige rechtsgronden wel. Hoe deze rechtsgronden gehanteerd worden bij de verwerking van persoonsgegevens wordt gedetailleerd beschreven in het verwerkingsregister van de VME.

Principe 2: Behoorlijkheid

De verwerking van de persoonsgegevens moet behoorlijk zijn (gestructureerd, transparant, digitaal afleverbaar en machine-leesbaar)

Toepassing op de VME:
De VME dient gestructureerde lijsten digitaal en machine-leesbaar (word, pdf, excel) te kunnen afleveren. Aan welke partijen welke lijsten kunnen doorgegeven worden, wordt eveneens gedetailleerd beschreven in het verwerkingsregister van de VMR.

Principe 3: Welbepaald doeleinde

Persoonsgegevens mogen enkel worden verwerkt voor een welbepaald doeleinde.

Toepassing op de VME:
Het algemeen doel voor de verwerking van persoonsgegevens voor de VME is heel duidelijk: het beheren van de mede-eigendom zoals bedoeld in B.W artikel 577

Principe 4: Minimale gegevensverwerking

Enkel die persoonsgegevens die nodig zijn voor welbepaalde doeleinden mogen verwerkt worden. Er mogen niet meer gegevens verwerkt worden dan nodig om het doeleinde te bereiken.

Toepassing op de VME:
Enkel de persoonsgegevens die via de geijkte kanalen de VME (via haar syndicus) bereiken (formulieren, eigenaarsnet,…) worden verwerkt in de database van de VME. Zowel de formulieren als de database zijn ontworpen naar minimale benodigde gegevens voor het welbepaalde doel (= beheer van de VME). Irrelevante gegevens die via ‘andere’ kanalen worden aangeboden (bv. social media, telefonisch, enz.), worden niet verwerkt.

Principe 5: Juistheid en volledigheid

De verwerkte persoonsgegevens dienen juist en volledig zijn. Indien ze foutief of onvolledig zijn dienen ze onverwijld te worden geregulariseerd.

Toepassing op de VME:

Persoonsgegevens die via de geijkte kanalen worden aangeboden aan de VME (formulieren, eigenaarsnet,…) zullen onverwijld via haar syndicus (afdeling administratie) worden bijgewerkt.

De bijwerking van de gegevens is echter een ‘passief’ gebeuren. Hiermee wordt bedoeld dat  de verantwoordelijkheid over het (actief) doorgeven van de juiste persoonsgegevens (bv. adreswijzigingen e.d..) ligt bij de betrokkenen. M.a.w. de syndicus zal (in haar hoedanigheid als gegevensverwerker van de VME geen actieve gegevenscontroles (bv. mailings) doen om de database van de VME up to date te houden. Elke betrokkene is bij wet verplicht (B.W. artikel 577) om gegevenswijzigingen aan de VME (via de syndicus) door te geven.

Principe 6: Integriteit en vertrouwelijkheid

De nodige maatregelen moeten worden getroffen zodat de persoonsgegevens worden beveiligd en beschermd tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging op beschadiging.

Toepassing op de VME:

De VME heeft een verwerkingsovereenkomst afgesloten met de syndicus (verwerker). Deze heeft op haar beurt een verwerkingsovereenkomst afgesloten met haar sub-verwerkers (bv. software support, hosting dataservers, freelance datamanagers e.d.), alsook met de personeelsleden bij haar in dienst. Elke gecontracteerde partij engageert zich ertoe het nodige te doen m.b.t. de integriteit en vertrouwelijkheid van de gegevens van de VME zoals opgesteld in de desbetreffende overeenkomsten.

Principe 7: Verantwoordingsplicht

De VME moet op elk moment kunnen aantonen dat deze zich bewust is van GDPR en het nodige doet om de GDPR na te leven.

Toepassing op de VME:

1. 1. Via de informatieve agendapunten dewelke vanaf september 2018 in elke vergadering aan bod zullen komen.
   2. Via informatie op de website van de syndicus.
   3. Via de verwerkingsovereenkomst dewelke is afgesloten tussen de VME (verwerkingsverantwoordelijke) en de syndicus (verwerker) en beschikbaar is in het ‘GDPR Compliancy Dossier’ van de VME.
   4. Via het verwerkingsregister dewelke eveneens beschikbaar is in het ‘GDPR Compliancy Dossier’ van de VME.
   5. Via de privacy policy dewelke aan elke betrokkene werd bezorgd / consulteerbaar is.
   6. Via het ‘GDPR-compliant’ watermerk / logo, dewelke zichtbaar is in de communicatiemiddelen van de VME (briefhoofd, mails, etc….)

Principe 8: Transparantie- en informatieplicht

De VME moet de betrokkenen (eigenaars, huurders) actief informeren over de verwerking van de persoonsgegevens en de rechten van de betrokkenen. Het moet voor de betrokkene duidelijk zijn dat diens persoonsgegevens verwerkt worden en waarvoor de verwerking dient.

De betrokkene moet eveneens op de hoogte zijn van zijn rechten en plichten indien deze bezwaar wil indienen tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens.

Toepassing op de VME:

• De VME dient de betrokkene(n) in te lichten over de verwerking van zijn persoonsgegevens
  • via de informatieve agendapunten die aan bod zullen komen op de eerstvolgende Algemene Vergadering;
  • via het verwerkingsregister dewelke deel uitmaakt van het GDPR-dossier en consulteerbaar is bij de syndicus;
  • via de Privacy Policy dewelke aan elke betrokken zal afgeleverd of beschikbaar gesteld worden.
    

• De VME dient elke betrokkene in te lichten over zijn rechten en plichten : via de Privacy Policy
  • De Privacy Policy is beschikbaar op de website van de syndicus en het digitaal platform van de VME.
  • De Privacy Policy wordt afgeleverd aan elke eigenaar vanaf de eerstvolgende Algemene Vergadering.
  • De Privacy Policy is beschikbaar en consulteerbaar in het ‘GDPR Compliancy dossier’ van de VME, beschikbaar bij de syndicus.
  • Indien de betrokkene geen eigenaar, maar huurder is, wordt deze informatie aangeboden via verwijzing op het syndicusbord dat uithangt in de gemene delen van het gebouw. Tevens ligt de verantwoordelijkheid bij de eigenaars om hun huurder(s) in kennis te stellen van dit document.

Principe 9 : Bewaartermijn

Persoonsgegevens mogen slechts gedurende een beperkte termijn bewaard worden en niet langer dan nodig is.

Toepassing op VME:

Hoe lang is dat voor VME’s?

• 7 jaar indien er een wettelijke bewaartermijn bestaat (bv. voor boekhoudkundige stukken VME): de syndicus is bij wet verplicht om boekhoudkundige stukken van de VME gedurende 7 jaar te bewaren.
  
• Onbepaald indien er geen wettelijke bewaartermijn bestaat: indien er geen wettelijke bewaartermijn is voorzien, dient de VME zelf in eer en geweten te bepalen hoe lang deze de persoonsgegevens bijhoudt.
  

• Waar rekening mee houden?: aansprakelijkheidsvorderingen verjaren na 10 jaar zodat het aangewezen is dat bepaalde documenten gedurende een termijn van 10 jaar bewaard blijven.

Conclusie: er wordt geopteerd om voor alle persoonsgegevens de maximale bewaartermijn van 10 jaar aan te houden. Dit is de verjaringstermijn voor aansprakelijkheidsvorderingen.

In de praktijk zullen ‘inactief geworden’ persoonsgegevens (bv. contactgegevens van ex-eigenaars, ex huurders, enz.) na 10 jaar uit de database van de VME verwijderd of geanonimiseerd worden.

Ja, Jalo beheer is vandaag de enige Belgische syndicus-organisatie met het ISO 9001-kwaliteitslabel.

De syndicus moet de huurders op de hoogte brengen van de datum van de algemene vergadering. In de praktijk gebeurt dit d.m.v. het syndicusidentificatieplaatje dat zichtbaar in de gemene delen van het gebouw wordt aangebracht.

Dit plaatje bevat niet alleen de contactgegevens van de syndicus, maar ook de 15-daagse vergaderperiode en informatie over het privacy beleid van de VME (GDPR-wetgeving 25/05/18).

Deze dienst wordt ingeschakeld bij problemen, zoals: opvolgen van juridische procedures door of tegen de VME, het opstarten van invorderingsprocedures wanneer bijdragen van eigenaars uitblijven, het analyseren van statuten, het communiceren over rechtszaken zowel in de VME als met andere betrokken partijen (advocaten, deurwaarders, enz. ), juridisch advies in het kader van opleveringen, het oplossen van specifieke cases, enz…

Dringende interventies bieden zich vaak op slechte momenten aan. In noodsituaties (bv. stormweer) moeten ze dan weer overal gelijk gebeuren. Sommige kleine karweitjes (bv. lampen vervangen) blijven maar aanslepen.

Onze klusjesmannen komen op vraag van de VME ter plaatse en handelen de klusjes snel en correct af.

De brandverzekering of blokpolis (verzekering onroerend goed) wordt beheerd door de syndicus. Je kan een kopij van deze polis terugvinden op het eigenaarsplatform of opvragen bij de syndicus.

De verwerkte persoonsgegevens dienen juist en volledig zijn. Indien ze foutief of onvolledig zijn dienen ze onverwijld te worden geregulariseerd.

Toepassing op de VME:

Persoonsgegevens die via de geijkte kanalen worden aangeboden aan de VME (formulieren, eigenaarsnet,…) zullen onverwijld via haar syndicus (afdeling administratie) worden bijgewerkt.

De bijwerking van de gegevens is echter een ‘passief’ gebeuren. Hiermee wordt bedoeld dat de verantwoordelijkheid over het (actief) doorgeven van de juiste persoonsgegevens (bv. adreswijzigingen e.d..) bij de betrokkenen ligt. M.a.w. de syndicus zal (in haar hoedanigheid als gegevensverwerker van de VME geen actieve gegevenscontroles (bv. mailings) doen om de database van de VME up to date te houden. Elke betrokkene is bij wet verplicht (B.W. artikel 577) om gegevenswijzigingen aan de VME (via de syndicus) door te geven.

Normaal gezien is het de syndicus die de algemene vergadering bijeenroept. Daarbij moet hij rekening houden met de afgesproken 15-daagse vergaderperiode.

De algemene vergadering kan ook worden bijeengeroepen door één of meer mede-eigenaars die ten minste 1/5de van de aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten of door de vrederechter, op verzoek van een mede-eigenaar als de syndicus verwaarloost of hardnekkig weigert om de vergadering bijeen te roepen.

De ‘spelregels’ hieromtrent zijn nogal complex. Je neemt best even persoonlijk contact met ons op indien je hierover concrete informatie wenst. Op die manier kunnen we jouw specifiek geval onderzoeken en het beste advies geven.

Het reglement van mede-eigendom maakt samen met de basisakte deel uit van de statuten van het gebouw.

Het reglement van mede-eigendom bevat:

• de beschrijving van de rechten en plichten van elke mede-eigenaar: regels met betrekking tot uitvoering van werken;
• de wijze van verdeling van de lasten voor onderhoud en reparatie van de gemeenschappelijke delen

Net zoals het register van inbreuken, het verwerkingsregister, het privacybeleid en de datalekprocedure, is het register van audits en inspecties een document dat verplicht beschikbaar dient te zijn in elke VME.

Het register van audits en inspecties bevat volgende informatie van elke VME:

• de datum van de audit
• type audit (intern of extern)
• identificatie van de aanvrager
• de datum van de aanvraag
• een beschrijving van de audit
• het resultaat van de audit
• de te nemen remedieringsmaatregelen na de audit
• de datum van de voltooiing van de remedieringsmaatregelen na audit
• opmerkingen

Het register van audits en inspecties maakt deel uit van het GDPR Compliancy dossier dat reeds voor elke VME in beheer bij Jalo Beheer zorgvuldig werd samengesteld en beschikbaar is via het eigenaarsplatform of op aanvraag via beheer@jalo.be.

Indien je een nieuw appartementje hebt gekocht en je gaat weldra verhuizen naar je nieuwe stek, dan ben je wettelijk verplicht om de syndicus daarvan schriftelijk op de hoogte te brengen.

Indien je nalaat om ons hierover te informeren en wij hierdoor opzoekingen dienen te verrichten (bv. via deurwaarder, kadaster), dan zullen de kosten die hieraan verbonden zijn aan jou worden doorgerekend.

Een goede syndicus moet uiterst georganiseerd zijn, op de hoogte zijn van de wetgeving en van de praktijk. Hij moet heel wat kwaliteiten verenigen in één persoon. Niet alleen zijn juridische kennis is belangrijk, maar hij moet ook psycholoog zijn en diplomaat.

Het is de algemene vergadering van mede-eigenaars die de bedragen vastlegt en het ogenblik waarop de voorschotten worden opgevraagd.

Als je een verdieping koopt in een eengezinswoning die werd opgedeeld, let dan op volgende punten:

• Voldoet de geluidsisolatie?
• Heeft elke flat eigen meters?
• Is de beschrijving van privatieve en gemene delen duidelijk afgebakend?

Dit soort woningen, dat vaak voorkomt in grotere steden, werd soms zonder veel nadenken opgedeeld.

De basisakte is niet altijd accuraat en soms werden na de opdeling veranderingen doorgevoerd die niet werden vastgelegd in een herziene basisakte.

Ga ook na of men over de nodige vergunningen beschikte voor de aangebrachte veranderingen.

Volgens de GDPR-wetgeving is elke VME verplicht om een dataverwerkingsovereenkomst af te sluiten met haar syndicus waarvan de duurtijd samenvalt met die van de opdrachtovereenkomst (= syndicusovereenkomst).

Deze verwerkingsovereenkomst bevat afspraken rond de aard, het doel en de duur van de verwerking van persoonsgegevens van de VME.

Je mede-eigendom in beheer geven bij ons, dat is het vastgoed van jullie leefgemeenschap in handen geven van een groep specialisten.

Wij verzamelden in de loop der jaren kennis, expertise en ervaring in een groep experten die dagdagelijks onze mede-eigendommen met raad en daad bijstaan.

Elke expert neemt in zijn of haar vakgebied de belangrijkste activiteiten in verband met het beheer van jullie mede-eigendom over. Zo ben je er zeker van dat bij elk probleem meteen de juiste hulplijn wordt ingeschakeld.

Wij organiseerden onze expertise in 8 vakgebieden of clusters, telkens onder leiding van een expert.

1. 1. Afdeling administratie
      Onze administratieve medewerkers zorgen voor de verwerking van uw in- en uitgaande documenten, staan u als eerste te woord aan de telefoon en beantwoorden uw (algemene) vragen.

Eigenschappen van onze administratieve medewerkers : dynamisch, behulpzaam, vriendelijk en correct.

1. 2. Afdeling technisch beheer
      Onze technische beheerders zijn de gezichten van Jalo Beheer. Zij bekommeren zich over het algemene reilen en zeilen in je gebouw en lossen de technische problemen op. Zij staan je te woord bij technische vragen en leiden de jaarvergaderingen in goede banen.

Aan elk gebouw wordt een technisch beheerder toegewezen. Op die manier kan er zich een vertrouwensrelatie opbouwen tussen VME en zijn beheerder, wat essentieel is voor een succesvol beheer.

Onze technische beheerders omschrijven wij als: enthousiast, ervaren, communicatief, streng maar rechtvaardig, assertief maar objectief en uiterst diplomatisch.

Deze afdeling wordt geleid door een Directeur Technisch beheer.

1. 3. Afdeling financieel beheerNet zoals er een 1 op 1-relatie is tussen de VME en zijn technisch beheerder, is dat ook het geval met de VME en zijn boekhouder. Zo kom je  met je financiële vragen steeds terecht bij je vaste boekhouder. Deze geeft je informatie over je betalingen en legt de jaarafrekening nogmaals uit waar nodig.

Iedere VME krijgt een expert boekhouding toegewezen. Ons boekhoudteam kan rekenen op de supervisie en coaching van een Directeur Financieel Beheer.

Onze boekhouders omschrijven wij graag als: pietjes precies, vertalers ‘cijfers – mensentaal’, experten VME-boekhoudingen, echte cijfertijgers!

1. 4. Juridische dienstOnze juridische dienst is een expertise-dienst die ‘achter de schermen’ bijstand levert aan VME’s in (juridische) nood.

Deze dienst wordt ingeschakeld bij problemen zoals: opvolgen van juridische procedures door of tegen de VME, het opstarten van invorderingsprocedures wanneer bijdragen van eigenaars uitblijven, het analyseren van statuten, het communiceren over rechtszaken zowel in de VME als met andere betrokken partijen (advocaten, deurwaarders, …. ), juridisch advies in het kader van opleveringen, het oplossen van specifieke cases, enz.

We omschrijven onze medewerkers van de juridische dienst graag als: zeer juridisch onderlegd en volhardend, koppig met het belang van de VME als drijfkracht, oplosser van juridische vraagstukken en ‘ontwarrer van dossierknopen’.

1. 5. Dienst schadegevallenSchadegevallen maken nu eenmaal (meer en meer) deel uit van het dagelijks leven in appartementsgebouwen. De afhandeling ervan dient door de syndicus gecoördineerd te worden aangezien de brandverzekering van het gebouw (blokpolis) onder het beheer van de syndicus valt.   Omdat deze materie specifieke kennis en ervaring vereist, hebben we ook hier een gespecialiseerde dienst voor opgericht. Deze is de link tussen jou en de verzekeringsmakelaar.

1. 6. Dienst liftcoördinatieHeeft je gebouw een lift? Dan weet je al dat dit niet alleen extra kosten met zich meebrengt, maar eveneens een heleboel wettelijke verplichtingen. Van periodieke keuringen tot risico-analyses en van verplichte liftrenovaties tot indienststellingsattesten, …

Misschien zie je door de bomen het bos niet meer?

Wij nemen ook deze administratie en opvolging over, en hebben hiervoor een gespecialiseerde dienst ‘liftcoördinatie’.

Op deze dienst gebeurt de registratie van alles wat de lift in jouw gebouw in haar levensloop ondergaat en nog belangrijker: wat er in de toekomst nog dient te gebeuren! Hier wordt er ook gecommuniceerd met de betrokken externe diensten (keuringsorganisme, onderhoudsfirma, ….) en volgen wij hen o.a. op indien de service niet naar behoren of niet tijdig wordt uitgevoerd.

Omdat wij alles in detail registreren, creëren wij voor elke lift een ‘identiteitskaart met levensloop’. Zo weten wij en jij wat de lift in de loop der jaren heeft ondergaan en welke liften momenteel een strafblad hebben. Uiteraard volgen we deze laatste strenger op!

1. 7. Dienst opstart nieuwe VME’sVME’s die bij ons nieuw in beheer komen, hebben extra zorgen nodig. Deze ‘eerste zorgen’ worden steeds toegediend door één van onze directieleden. Hij/zij start in elk dossier met het opmeten van de ‘schade’, gevolgd door een herstelplan voor elke VME.

Om het beheer snel op “Jalo – niveau” te krijgen, wordt er zo snel mogelijk een overdracht van het dossier georganiseerd, gevolgd door een volledige doorlichting. Uit die doorlichting trachten we onze bestanden te vervolledigen, zoeken we de ‘gaten’ en vullen we ze op.

De problemen waar de VME mee kampt op het moment van de syndicuswissel, worden in kaart gebracht en oplossingen worden uitgewerkt. Hieruit vloeien een aantal probleemoplossende agendapunten voort dewelke op de eerste opstartvergadering ter stemming worden gebracht.

Met die beslissingen pakken we de problemen onmiddellijk aan.

Onze ‘nieuwe’ VME’s blijven onder de vleugels van één van onze directieleden tot ze uit de ‘gevarenzone zijn’ (2 maanden tot een jaar). Eens uit de ‘intensive care’, wordt er een boekhouder en technisch beheerder aan het gebouw toegewezen en volgen deze VME’s hun ‘normale’ levensweg binnen Jalo Beheer.

1. 8. L&J klusjesdienstDringende interventies bieden zich vaak op slechte momenten aan. In noodsituaties (bv. stormweer) moeten ze dan weer overal tegelijk gebeuren. Sommige kleine karweitjes (bv. lampen vervangen) blijven maar aanslepen.

Om hieraan het hoofd te kunnen bieden, creëerden wij een eigen klusjesdienst die wij gecoördineerd, op vraag van de VME, kunnen inzetten. Zo kunnen wij zelf bepalen wat dringend is en dus eerst moet gebeuren en wat kan wachten. Dit werkt nu eenmaal wat flexibeler dan met externe leveranciers waarvan wij de planning niet kunnen beïnvloeden. Onze klusjesmannen komen, op vraag van de VME, ter plaatse en handelen de klusjes snel en correct af.

Omschrijving van onze klusjesmannen: handige Harry’s in overall.

Een groot deel van de hierboven vermelde taken is inbegrepen in de standaard beheervergoeding die de syndicus aan de VME jaarlijks aanrekent. Vergelijk het met het ereloon van een huisdokter. Heeft de VME de expertise van een specialist nodig, dan worden hiervoor (in sommige gevallen) extra vergoedingen aangerekend (hetzij aan de VME, hetzij aan een individuele eigenaar).

Jalo Beheer houdt van een duidelijke communicatie en een no-nonsense aanpak, vandaar dat zij de lijst van beheertaken die onderworpen zijn aan bijkomende vergoedingen gedetailleerd heeft opgemaakt. Deze lijst is opgenomen in onze offerte en zal integraal deel uitmaken van de syndicusovereenkomst, waardoor hierover achteraf nooit een discussie kan zijn.

Bij aankoop van een appartement of studio, koop je niet alleen een eigen woning, maar word je ook lid van een gemeenschap.

Je wordt dan niet alleen eigenaar van je eigen woning, maar ook mede-eigenaar van het gebouw waarin die woning zich bevindt.

De mede-eigenaars zijn de andere bewoners, of de eigenaars van de andere woningen, winkels of kantoren in het gebouw.

Het volstaat dat een onroerend goed verdeeld wordt in een aantal woningen die niet in het bezit zijn van één en dezelfde eigenaar, om te spreken over een mede-eigendom. Uiteraard moeten er ook gemeenschappelijke delen zijn.

Een onroerend goed met verschillende appartementen die allemaal eigendom zijn van dezelfde persoon, is geen mede-eigendom.

In geval je gaat verhuren, dan ben je wettelijk verplicht om aan de syndicus de gegevens van je huurders door te geven. Op deze manier kunnen wij er zeker van zijn dat in geval van overmacht (brand, overstroming, ….) wij snel en accuraat alle bewoners kunnen verwittigen.

Je kan best je huurder wijzen op de afspraken die gelden in de residentie. Mogelijks dienen ze ook mee in te staan voor het poetsen van de gemeenschappelijke delen via een beurtrolsysteem. Maak hierover duidelijke afspraken aub.

Dit is meestal een periode van 12 maanden waarvan een jaarafrekening wordt opgemaakt. Dit is niet per definitie hetzelfde als een kalenderjaar.

Het eerste boekjaar is vaak afwijkend (korter of langer dan 12 maanden).

Het is de algemene vergadering die de looptijd van het boekjaar beslist.

Bij een datalek zijn persoonsgegevens blootgesteld aan verlies of onrechtmatige verwerking. Het kan bijvoorbeeld gaan om een kwijtgeraakte USB-stick of een gestolen laptop met persoonsgegevens, maar ook om een inbraak in een datasysteem of per ongeluk verstrekte toegang tot gegevens aan personen of instanties die daartoe geen toegang zouden mogen hebben.

In de context van het beheer van een VME kunnen datalekken op verschillende manier zich manifesteren. De oorzaak van het lek kan zowel bij de syndicus als een eigenaar, huurder of een andere derde liggen.

Elke VME dient verplicht te beschikken over een datalekprocedure waarin beschreven staat op welke manier er dient gehandeld te worden in geval van een datalek en op welke manier de melding dient te gebeuren.

Voor elke VME in beheer bij Jalo Beheer werd reeds een datalekprocedure opgemaakt. Dit document maakt integraal deel uit van het GDPR Compliancy dossier dat voor elke VME beschikbaar is via het eigenaarsplatform of op aanvraag via beheer@jalo.be.

De syndicus maakt niet spontaan afrekeningen naar huurders toe. Dit kan echter wel op aanvraag en is een dienstverlening waarvoor extra prestaties zullen aangerekend worden aan de aanvrager (= de mede-eigenaar die hierom verzoekt).

Om conflicten te vermijden of op te lossen, is in de eerste plaats dialoog tussen mede-eigenaars en bewoners aangeraden. Een gesprek lost niet alle problemen op en het resultaat is vooraf niet te voorspellen, maar het blijft aangeraden om het gesprek steeds open te houden. De andere bewoners zijn je buren, misschien wel voor het leven.

De eigenaar dient geen vergoeding te betalen aan de rentmeester in de periode dat het appartement niet verhuurd is, op voorwaarde dat Jalo Privaat Beheer zal instaan voor de volgende verhuring.   

De rentmeester zal zorg dragen voor het innen van de huurgelden, het aanmanen van achterstallen, het uitvoeren van de jaarlijkse indexaties en de administratieve afhandeling van het begin en einde van het huurcontract.

De rentmeester zal de dagelijkse zorgen, die een verhuurd goed met zich meebrengen, op zich nemen. ( vragen beantwoorden van de huurder, laten uitvoeren van kleine herstellingen, …)

De rentmeester kan in sommige gevallen eveneens instaan voor de eigenlijke verhuur van de appartementen, het opmaken van de plaatsbeschrijving en het registreren van de huurcontracten.

Vermits de privaat beheerder / rentmeester de wetgeving hieromtrent op en top kent, kan hij de belangen van de eigenaars verdedigen zonder hierbij rekening te moeten houden met empathie of andere emoties voor zijn huurders. In de praktijk is het immers zo dat de eigenaar vaak nauw betrokken is bij de persoonlijke situatie van zijn huurders, en zeker wanneer de eigenaar dan ook nog zelf in de buurt of in het gebouw woont. Objectief, streng en rechtvaardig blijven wordt dan des te moeilijker. Net dan kan een onafhankelijk rentmeester soelaas brengen.

Door de doorgedreven organisatie van de rentmeester worden de huurgelden dagelijks opgevolgd en worden indexaties tijdig uitgevoerd.  Planning, consequentie en efficiëntie zijn hier de keywords!

De rentmeester fungeert ook als vertrouwenspersoon voor de eigenaar; een goede rentmeester adviseert de klant continu omtrent zijn beleggingen in onroerende goederen en tracht bij te sturen waar hij opportuniteiten of rendementsverbeteringen ziet.

Vermits het in stand houden van het onroerend patrimonium tot de kerntaken van de rentmeester behoort, zal hij zijn klant steeds de beste partijen (prijs/kwaliteit) voorstellen voor allerhande werken die noodzakelijk zijn aan het gebouw.

Vanzelfsprekend kan de rentmeester instaan voor het zoeken naar nieuwe huurders.

Vermits de rentmeester zelf belang heeft dat een goede huurder wordt gevonden, zal hij selectief te werk gaan  zodat de best mogelijke partij wordt voorgedragen.

Een goede rentmeester beheert uw onroerend goed met de instelling alsof hij zelf eigenaar is!

Neen! Indien de huurder in gebreke blijft zijn huur te betalen dan bent u geen vergoeding verschuldigd aan de rentmeester.

Hieruit blijkt duidelijk dat een rentmeester er alle belang bij heeft om allereerst de beste partij te kiezen en om de huurgelden minutieus op te volgen.

Geen inkomsten voor de eigenaar = geen inkomsten voor de rentmeester.

Reeds 5 dagen nadat de huur moest betaald worden, ontvangt de huurder van ons een reminder om zijn huurgelden te betalen.

Tien dagen later vertrekt een eerste rappel per gewone post.

Indien de huurder nog steeds nalaat zijn huur te betalen dan wordt een aangetekende ingebrekestelling gestuurd.

Intussen hebben we de huurder ook al telefonisch gecontacteerd om hem te wijzen op zijn verplichtingen.

Een huurder zal steeds 24/24 – 7/7 beroep kunnen doen op de rentmeester in geval van dringende herstellingen. Een huurder kan ook rekenen op een perfecte juridische afhandeling van zijn huurcontract.

Een rentmeester is degene die door de eigenaar van een kavel (meestal een appartement), een gans gebouw (bv. een appartementsgebouw) of een hele groep van gebouwen (bv. een woonpark) is aangesteld voor het beheer van zijn onroerende goederen. De rentmeester fungeert als aanspreekpunt voor de huurders van de eigenaar en beheert het verhuurde goed in al zijn facetten (administratie, boekhouding, technische mankementen herstellen, enz.)