23 sep Dien je je als syndicus te registreren bij de KBO?
Werk je als syndicus voor een Vereniging van Mede-eigenaars (VME)? Dan moet je bij de Kruispuntbank van Ondernemingen – kortweg het KBO – geregistreerd zijn onder het ondernemingsnummer van de VME die je vertegenwoordigt.
Welk nut heeft deze registratie?
Sinds 1 april 2017 zijn alle Verenigingen van Mede-eigenaars (VME) verplicht om het mandaat van hun syndicus te laten registreren in de Kruispuntbank voor Ondernemingen.
Op deze manier weten buitenstaanders wie officieel optreedt namens de VME.
Eigenaars en huurders die in het gebouw zelf wonen, kunnen eveneens via het verplichte ‘syndicusidentificatieplaatje’ in de gang of inkomhal te weten komen wie de syndicus van het gebouw is.
Voor diegenen die niet regelmatig in het gebouw komen, is een (gratis) opzoeking via het KBO een handig hulpmiddel om dit snel te weten te komen, vandaar de verplichte registratie van de syndicus..
In welke gevallen is er geen registratie van de syndicus nodig?
Registratie van de syndicus van een Vereniging van Mede-eigenaars (VME) is steeds verplicht voor elke VME in België.
Enkel wanneer de mede-eigendom geen rechtspersoonlijkheid heeft of er slechts één eigenaar is binnen de mede-eigendom, dan hoeft er geen syndicus aangesteld of geregistreerd te worden bij de KBO. In beide gevallen gaat het dan immers niet over een ‘Vereniging van Mede-eigenaars’ (VME) en valt de verplichting dus weg.
Is de registratie verplicht voor elk type syndicus?
Of je als VME nu een mede-eigenaar als syndicus aanstelt of een professionele syndicus, beiden dienen opgenomen te worden onder het ondernemingsnummer van de VME in de Kruispuntbank voor Ondernemingen. Hierin maakt de wetgever dus geen onderscheid.
Ook de voorlopige syndicus die werd aangesteld door de algemene vergadering of door de rechter, moet ingeschreven zijn.
Noodzakelijke gegevens om jezelf als syndicus te registreren
Wanneer je je als syndicus registreert, dan dien je je identificatiegegevens en de datum waarop je opdracht van start gaat, door te geven aan de KBO. De aanvraag bevat dus de nodige stukken die deze gegevens bevestigen.
Ook alle wijzigingen in de functie en schrappingen moeten in de Kruispuntbank van Ondernemingen worden vermeld.
Elke aanvraag tot inschrijving moet gepaard gaan met het aanbieden van diverse stukken en het verstrekken van diverse gegevens, zoals:
- het ondernemingsnummer van de vereniging der mede-eigenaars,
- een uittreksel uit de akte van benoeming (meestal in de vorm van een verslag van een vergadering of een basisakte)
- het rijksregisternummer of het identificatienummer in de Kruispuntbank van de Sociale zekerheid als het om een natuurlijk persoon gaat,
- het ondernemingsnummer en het rijksregisternummer of identificatienummer in de Kruispuntbank van de Sociale zekerheid van de vertegenwoordiger als het om een rechtspersoon gaat.
Wat als er (nog) geen ondernemingsnummer beschikbaar is?
In sommige gevallen is het mogelijk dat er (nog) geen ondernemingsnummer beschikbaar is (dit kan je steeds opzoeken in het KBO):
- Ofwel gaat het om een klein appartementsgebouw (met 2 à 4 privatieven) of loutere garagecomplexen en werd de appartementswet in de basisakte buiten toepassing verklaard. In dat geval heeft de vereniging geen rechtspersoonlijkheid en geen ondernemingsnummer en is het dus eigenlijk geen officiële ‘Vereniging van Mede-eigenaars’ of VME, maar een gewone onverdeeldheid. In dit geval kan er dan ook geen syndicus worden aangesteld, laat staan geregistreerd in de KBO. Het beheer van zulk een mede-eigendom dient dan informeel geregeld worden tussen (alle) eigenaars, weliswaar steeds in overeenstemming met de bepalingen in de basisakte.
- Werd de appartementswet in de basisakte buiten toepassing verklaard en wens je dit te veranderen? Zodra één van de mede-eigenaars niet meer akkoord gaat, kan de afwijking opnieuw ter discussie worden gesteld door een procedure in te stellen bij de vrederechter. Gaan alle mede-eigenaars echter akkoord, dan kan er door de notaris ook een wijzigende basisakte verleden worden. Vanaf de overschrijving van deze akte op het hypotheekkantoor, heeft de VME dan rechtspersoonlijkheid, zal ze een ondernemingsnummer krijgen, heeft ze een syndicus nodig en zijn de klassieke ‘spelregels’ omtrent mede-eigendom van toepassing
- Het kan ook zijn dat het om een recente basisakte gaat die nog niet op het hypotheekkantoor werd overgeschreven. Een VME verkrijgt immers pas dan rechtspersoonlijkheid en een ondernemingsnummer toegewezen
- Werd je in de statuten tot syndicus benoemd en heeft je VME nog geen ondernemingsnummer? Dan dien jij als syndicus en wettelijke vertegenwoordiger van de VME de aanvraag tot het bekomen van een ondernemingsnummer in te dienen. Elke communicatie die jij als syndicus met de mede-eigenaars voert, dient immers het ondernemingsnummer te dragen en ook de facturen die betrekking hebben op de gemeenschappelijke delen dienen voorzien te zijn van dit nummer.
Wie moet de inschrijving in het KBO in orde brengen en brengt dit kosten met zich mee?
Het is wel degelijk de syndicus die als wettelijke vertegenwoordiger van de VME ook meteen verantwoordelijk is voor de registratie van zichzelf als syndicus in het KBO.
Helaas zijn hier ook kosten aan verbonden.
De kosten die hiermee gepaard gaan zijn enerzijds de kosten die de syndicus zelf aanrekent om het dossier met alle gegevens samen te stellen, aan te bieden aan het ondernemingsloket (die vervolgens de registratie in het KBO dient in orde te maken) en anderzijds de kosten die het ondernemingsloket zelf aan de VME aanrekent.
Deze kosten vallen integraal ten laste van de ganse VME en komen steeds terug bij elke syndicuswissel.