Uitgebreide startaudits

Uitgebreide startaudits voor elke nieuwe VME onder Jalo Beheer

Wanneer we bij Jalo Beheer de schriftelijke aanstelling als nieuwe syndicus in het bezit hebben, dan wordt deze onderwerpen aan een aantal uitgebreide startaudits. 

Echter dienen we hiervoor eerst het dossier van de VME in handen te hebben. Hiervoor spreken we een officieel overdrachtmoment af met de vorige syndicus. Deze heeft 30 dagen de tijd om het dossier bij elkaar te zoeken en vervolgens over te dragen aan ons. 

De vorige syndicus mag in deze periode geen ‘daden van beheer’ meer uitvoeren (geen betalingen, geen schade-aangiftes, geen vergaderingen samenroepen, enz.).

Het is dus van belang om enerzijds de nieuwe en de vorige syndicus zo snel mogelijk van de beslissing in kennis te stellen en anderzijds dat er een snelle en efficiënte overdracht gebeurt. Facturen blijven immers in deze periode onbetaald, informatievragen van notarissen bij verkoop blijven onbeantwoord, enz.. 

Jalo Beheer rekent in deze periode op een goede samenwerking met de contactpersonen van de VME aangezien zij op dit moment voor een groot deel afhankelijk is van informatie vanuit de VME zelf.

Is de overdrachtfase rond en heeft Jalo Beheer het dossier van de VME in handen? Dan is het tijd voor de uitgebreide startaudits. De uitgebreide startaudits zijn essentieel om snel te weten te komen met welke problemen de VME op dat moment kampt zodat we heel snel en efficiënt reeds een oplossing kunnen aanbieden tijdens de eerste (opstart)vergadering onder Jalo Beheer.  

Ook voor de periode daarna is deze studieronde van cruciaal belang. Hier worden immers de ‘krijtlijnen’ gezet voor het verdere beheer. 

De eerste (opstart)vergadering onder Jalo Beheer is daarom de belangrijkste vergadering uit de ‘beheerscarrière’ van de VME omdat we op deze vergadering verslag uitbrengen over onze startaudits, meteen ook een kentering teweegbrengen in de huidige problematiek van de VME en de spelregels voor het verdere beheer beschrijven. 

Onze startaudits zijn (logischerwijs) gebaseerd op de 5 pijlers van ons beheer, uitgebreid met nog een 6e audit, de gespecialiseerde schade-audit. 

    1. Administratieve startaudit
    2. Juridische startaudit
    3. Financiële startaudit
    4. Communicatieve startaudit
    5. Technische startaudit
    6. Startaudit schadegevallen

Administratieve startaudit

Allereerst controleren we bij de opstart van een nieuwe VME onder ons beheer of alle administratieve gegevens volledig of nog up-to-date zijn. 

Dit doen we onder meer door volgende zaken na te kijken onder de vorm van een administratieve startaudit:

  • Wij verzamelen adresgegevens en contactgegevens van eigenaars en huurders. Deze lijst leggen we ter controle voor aan de eigenaars op de eerste algemene vergadering.
  • Is een bepaald kavel in eigendom van een onverdeeldheid (bv. twee echtgenoten, broers en zussen, …)? Dan nodigen wij alle eigenaars uit om de nodige documenten in te vullen met betrekking tot het aanduiden van de stemhouder.
  • We verzoeken alle eigenaars om hun gewenste ‘oproepwijze’ kenbaar te maken. Zo kunnen we in de toekomst de oproepingsbrieven voor de algemene vergaderingen per mail of gewone post versturen i.p.v. per aangetekend schrijven, en kan de VME kosten besparen.

Bij onduidelijkheid over eigenaarsgegevens of eigendomstitels, zullen wij eerst onze informatie bij de eigenaars zelf trachten te halen. Brengt dit geen soelaas? Dan zullen wij noodgedwongen overgaan tot officiële adresopzoekingen via kadaster of deurwaarder

Opgelet: deze opzoekingen zijn niet gratis en kunnen behoorlijk wat vertraging veroorzaken waardoor de eerste opstartvergadering soms dient uitgesteld te worden! 

Bij de opstart van een nieuwe VME, doet Jalo een administratieve startaudit.
Tijdens de juridische startaudit gaat Jalo na of de nieuwe VME aan de meest recente wetgeving voldoet.

Juridische startaudit

Tijdens de juridische startaudit gaat Jalo Beheer na of de nieuwe VME aan de meest recente wetgeving voldoet en of er al dan niet juridische procedures hangende zijn.

Zo ontfermen we ons onder meer over volgende zaken tijdens onze juridische startaudit:

  • Wij controleren de rechtspersoonlijkheid van de VME en vragen een ondernemingsnummer aan indien nodig.
  • Wij zorgen voor de wettelijke registratie van de syndicus in het KBO.
  • Wij analyseren de statuten (originele statuten, wijzigende statuten, gecoördineerde statuten, reglement van mede-eigendom, reglement van orde) en lijsten onze bemerkingen op.

Wij verzamelen de informatie m.b.t. juridische geschillen of procedures in of tegen de VME en vragen de dossierstukken op zodat we een verdere opvolging kunnen garanderen.

Financiële startaudit

Ook een financiële startaudit is onmisbaar bij de kennismaking met een nieuwe VME. 

Tijdens deze controle leggen we onder meer volgende krijtlijnen vast:

  • We bepalen de looptijd van het boekjaar.
  • We detecteren wanneer de laatste periodieke afrekening werd opgemaakt en goedgekeurd en bepalen zo het startpunt van ons financieel beheer.
  • We stellen oplossingen voor indien er geen goedgekeurde afrekening of geen sluitende boekhoudkundige balans voorhanden is.
  • We brengen in kaart welke eigenaars achterstallig zijn en bespreken dit met de commissaris van rekening waar nodig.
  • We brengen in kaart welke leveranciersfacturen nog dienen betaald te worden en vragen ontbrekende facturen op waar nodig.
  • We kijken de wederkerende contracten na, zodat kostenbesparende voorstellen aan de vergadering kunnen voorgelegd worden.
Bij de opstart van een VME, onderwerpt Jalo deze aan een financiële startaudit. Hier meer info.
Transparante en duidelijke communicatie staat bij Jalo Beheer voorop. Hier meer info.

Communicatieve startaudit

Transparante en duidelijke communicatie staat bij Jalo Beheer helemaal voorop. Daarom investeren we ook steeds in een uitgebreide communicatieve startaudit.

Wat mag je van ons tijdens deze audit verwachten?:

  • We lijsten de verslagen van de algemene en bijzondere algemene vergaderingen op, alsook van de goedgekeurde referenda en de raden van mede-eigendom.
  • We vragen de ontbrekende verslagen op waar nodig.

Technische startaudit

Tijdens de technische startaudit worden volgende gegevens gebundeld:

  • We registreren alle technische gegevens over het gebouw die we ter beschikking hebben in onze database en maken op die manier een technische fiche aan van het gebouw. Dit is o.a. belangrijke wanneer er dringende interventies dienen uitgevoerd te worden. 
  • Alle leverancierscontracten (nutsbedrijven, poetsbedrijven, onderhouds- en keuringsfirma’s, brandverzekering, …) worden geregistreerd in ons systeem en de leveranciers worden aangeschreven met de melding om hun facturen naar Jalo Beheer te sturen. Dit zorgt voor de continuïteit van de leveringen van producten en diensten voor de VME en de facturaties.

Wens je verder ook een doorgedreven technische audit van het gebouw waarbij we ter plaatse rondgaan met een ingenieur of bouwkundig expert en waarvan een omstandig verslag wordt opgemaakt? Dan kan dit als optionele dienst aangeboden worden waar nodig.

Let wel: dit brengt bijkomende kosten voor de VME met zich mee! Een rondgang met een ingenieur of bouwkundig expert maakt namelijk geen deel uit van het standaardbeheerderspakket van de syndicus. 

Dergelijke doorgedreven technische audits dienen steeds op een algemene vergadering goedgekeurd te worden en worden daarnaast ook steeds uitbesteed aan externe experten.

Tijdens de technische startaudit van de VME worden allerlei technische zaken gebundeld.
Bij een nieuwe VME bekijken we welke schadegevallen nog hangende zijn.

Startaudit schadegevallen

Tot slot wordt er bij de opstart van een nieuw gebouw in ons beheer eveneens een startaudit gedaan van de nog lopende schadegevallen. Zo weten wij welke verzekeringskwesties we nog verder dienen op te volgen in de toekomst.

Jalo Beheer besteedt heel wat tijd en energie aan het grondig bestuderen van elk nieuw dossier. Toch hangt het succes van onze startaudits in grote mate af van enerzijds de volledigheid van het dossier dat wij overnemen en anderzijds van de informatie die de eigenaars ons kunnen geven

Indien er informatie ontbreekt (bv. een referentie van een schadedossier, ontbrekende factuur van een juridische procedure, een wijzigende basisakte, …) is het heel moeilijk om te kunnen uitsluiten of er al dan niet ‘iets’ gaande is in de VME dat de syndicus dient te weten. Hier rekenen wij op de medewerking van de mede-eigenaars. 

Wij zullen onze bevindingen immers voorleggen aan de eerste Algemene Vergadering, maar rekenen er dan op dat de eigenaars aanvullingen doen indien zij opmerken dat het verslag van Jalo Beheer toch onvolledig zou zijn. Wat de syndicus niet weet, kan deze immers ook niet opvolgen.

Wens je meer info over onze audits of een vrijblijvende offerte?

Neem vandaag nog contact met ons op en dan bezorgen wij je spoedig een antwoord!