Uitgebreide startaudits

Administratieve startaudit

Allereerst controleren we bij de opstart van een nieuwe VME onder ons beheer of alle administratieve gegevens volledig of nog up-to-date zijn. 

Dit doen we onder meer door volgende zaken na te kijken onder de vorm van een administratieve startaudit:

• Wij verzamelen adresgegevens en contactgegevens van eigenaars en huurders. Deze lijst leggen we ter controle voor aan de eigenaars op de eerste algemene vergadering.
• Is een bepaald kavel in eigendom van een onverdeeldheid (bv. twee echtgenoten, broers en zussen, …)? Dan nodigen wij alle eigenaars uit om de nodige documenten in te vullen met betrekking tot het aanduiden van de stemhouder.
• We verzoeken alle eigenaars om hun gewenste ‘oproepwijze’ kenbaar te maken. Zo kunnen we in de toekomst de oproepingsbrieven voor de algemene vergaderingen per mail of gewone post versturen i.p.v. per aangetekend schrijven, en kan de VME kosten besparen.

Bij onduidelijkheid over eigenaarsgegevens of eigendomstitels, zullen wij eerst onze informatie bij de eigenaars zelf trachten te halen. Brengt dit geen soelaas? Dan zullen wij noodgedwongen overgaan tot officiële adresopzoekingen via kadaster of deurwaarder. 

Opgelet: deze opzoekingen zijn niet gratis en kunnen behoorlijk wat vertraging veroorzaken waardoor de eerste opstartvergadering soms dient uitgesteld te worden! 

Juridische startaudit

Tijdens de juridische startaudit gaat Jalo Beheer na of de nieuwe VME aan de meest recente wetgeving voldoet en of er al dan niet juridische procedures hangende zijn.

Zo ontfermen we ons onder meer over volgende zaken tijdens onze juridische startaudit:

• Wij controleren de rechtspersoonlijkheid van de VME en vragen een ondernemingsnummer aan indien nodig.
• Wij zorgen voor de wettelijke registratie van de syndicus in het KBO.
• Wij analyseren de statuten (originele statuten, wijzigende statuten, gecoördineerde statuten, reglement van mede-eigendom, reglement van orde) en lijsten onze bemerkingen op.

Wij verzamelen de informatie m.b.t. juridische geschillen of procedures in of tegen de VME en vragen de dossierstukken op zodat we een verdere opvolging kunnen garanderen.

Financiële startaudit

Ook een financiële startaudit is onmisbaar bij de kennismaking met een nieuwe VME. 

Tijdens deze controle leggen we onder meer volgende krijtlijnen vast:

• We bepalen de looptijd van het boekjaar.
• We detecteren wanneer de laatste periodieke afrekening werd opgemaakt en goedgekeurd en bepalen zo het startpunt van ons financieel beheer.
• We stellen oplossingen voor indien er geen goedgekeurde afrekening of geen sluitende boekhoudkundige balans voorhanden is.
• We brengen in kaart welke eigenaars achterstallig zijn en bespreken dit met de commissaris van rekening waar nodig.
• We brengen in kaart welke leveranciersfacturen nog dienen betaald te worden en vragen ontbrekende facturen op waar nodig.
• We kijken de wederkerende contracten na, zodat kostenbesparende voorstellen aan de vergadering kunnen voorgelegd worden.
• …

Communicatieve startaudit

Transparante en duidelijke communicatie staat bij Jalo Beheer helemaal voorop. Daarom investeren we ook steeds in een uitgebreide communicatieve startaudit.

Wat mag je van ons tijdens deze audit verwachten?:

• We lijsten de verslagen van de algemene en bijzondere algemene vergaderingen op, alsook van de goedgekeurde referenda en de raden van mede-eigendom.
• We vragen de ontbrekende verslagen op waar nodig.

Technische startaudit

Tijdens de technische startaudit worden volgende gegevens gebundeld:

• We registreren alle technische gegevens over het gebouw die we ter beschikking hebben in onze database en maken op die manier een technische fiche aan van het gebouw. Dit is o.a. belangrijke wanneer er dringende interventies dienen uitgevoerd te worden. 
• Alle leverancierscontracten (nutsbedrijven, poetsbedrijven, onderhouds- en keuringsfirma’s, brandverzekering, …) worden geregistreerd in ons systeem en de leveranciers worden aangeschreven met de melding om hun facturen naar Jalo Beheer te sturen. Dit zorgt voor de continuïteit van de leveringen van producten en diensten voor de VME en de facturaties.

Wens je verder ook een doorgedreven technische audit van het gebouw waarbij we ter plaatse rondgaan met een ingenieur of bouwkundig expert en waarvan een omstandig verslag wordt opgemaakt? Dan kan dit als optionele dienst aangeboden worden waar nodig.

Let wel: dit brengt bijkomende kosten voor de VME met zich mee! Een rondgang met een ingenieur of bouwkundig expert maakt namelijk geen deel uit van het standaardbeheerderspakket van de syndicus. 

Dergelijke doorgedreven technische audits dienen steeds op een algemene vergadering goedgekeurd te worden en worden daarnaast ook steeds uitbesteed aan externe experten.