19 jun Wie kan als syndicus optreden en hoe wordt deze aangesteld?
Niet iedereen kan zomaar als syndicus optreden in een appartementsgebouw. Ofwel treedt één van de mede-eigenaars op als syndicus, ofwel is het een onafhankelijke, professionele partij dewelke deze rol voor zijn rekening neemt.
Verder wordt de syndicus ook niet zomaar gekozen, en ook niet door eender wie. Zo heeft onder meer de staat van je appartementsgebouw – nieuwbouw of bestaand gebouw – hierop een invloed.
Hieronder vind je de nodige informatie terug.
Wie kan als syndicus optreden?
Volgende personen kunnen als syndicus optreden:
1. Eén van de mede-eigenaars treedt op als syndicus
Het is perfect mogelijk dat één van de mede-eigenaars binnen het gebouw alle taken als syndicus op zich neemt. Echter leidt dergelijke situatie op termijn dikwijls tot spanningen tussen de mede-eigenaars.
Daarnaast dient de mede-eigenaar-syndicus wettelijk erkend te zijn bij het KBO en onderschat deze vaak de taken die daarbij komen kijken. Hij draagt immers dezelfde professionele aansprakelijkheid als een professionele syndicus en dient dan ook dezelfde taken uit te voeren.
Verder moet hij ook steeds op de hoogte zijn van alle wettelijke verplichtingen en wetswijzigingen om de VME in orde te stellen en te houden met al deze zaken. Het is vooral dit laatste dat een moeilijke opgave blijkt te zijn voor de “niet professionele syndicus mede-eigenaar”.
2. Een onafhankelijke en professionele partij treedt op als syndicus
In de meeste gevallen doet men echter beroep op een professionele syndicus.
De voordelen van dergelijke erkende syndicus zijn dan ook zeer voordehandliggend:
- Een erkende syndicus beschikt over professionele vakkennis en ervaring.
- Met een professionele syndicus kan u vaak gunstigere bloktarieven afsluiten In de meeste gevallen (bv. voor nutsvoorzieningen of brandverzekeringen).
- Met een professionele syndicus heerst er neutraliteit tegenover de mede-eigenaars. Hierdoor ontstaan er minder snel conflicten.
- Er wordt continu ‘gewaakt’ over wetswijzigingen waardoor de VME er steeds vanop aan kan in orde te zijn met al haar verplichtingen.
Hoe wordt de syndicus aangesteld?
De procedure voor de aanstelling van een syndicus is afhankelijk van het gegeven of het om een nieuwbouw of een bestaand gebouw gaat:
1. Aanstelling van een syndicus bij nieuwbouw
Bij nieuwbouw stelt de bouwpromotor vaak de syndicus aan. Deze beslissing vervalt echter bij de eerste algemene vergadering van de vereniging voor mede-eigenaars.
Deze kunnen dan opteren om de huidige syndicus te behouden door middel van een herbenoeming, of om een nieuwe syndicus aan te stellen.
2. Aanstelling van een syndicus bij een bestaand gebouw
Bij een bestaand gebouw is het de algemene vergadering die de syndicus aanstelt. Deze aanstelling bedraagt minimum 1 jaar en maximum 3 jaar.
Na 3 jaar moet er opnieuw een stemming plaatsvinden door de algemene vergadering. Tijdens deze stemming kan men oftewel het mandaat van de huidige syndicus verlengen, oftewel kan men een nieuwe syndicus aanstellen.
Bij een verlenging geldt dezelfde regeling voor de duur van het mandaat, namelijk minimum 1 jaar en maximum 3 jaar.
Heeft je VME de intentie om te wisselen van syndicus? Dan neem je hierover best een beslissing alvorens het contract van de huidige syndicus ten einde is. Anders loop je het risico dat je VME zonder syndicus valt, wat de aanstelling van een nieuwe syndicus aanzienlijk bemoeilijkt en vertraagt.
Ga dus steeds proactief te werk in deze situatie!
Hieronder overlopen we de correcte opties om van syndicus te veranderen, dit volgens rangschikking van eenvoudig/goedkoop naar moeilijk/duur:
Optie 1: Aanstelling via een eerstvolgende algemene vergadering (AV)
Wil je graag van syndicus veranderen en staat er binnenkort een algemene vergadering op de planning? Dien volgende agendapunten dan zo snel als mogelijk en schriftelijk in bij je syndicus:
- ontslag syndicus
- aanstelling nieuwe syndicus
Dit is sowieso de meest eenvoudige en voor de hand liggende werkwijze.
Agendapunten kan je in de loop van het ‘werkjaar’ steeds schriftelijk bij je syndicus indienen. Hij moet deze punten dan opnemen op de agenda van de eerstvolgende vergadering.
Let wel, timing speelt een belangrijke rol bij het indienen van je agendapunten! Je moet dit tijdig doen, anders mag je syndicus de punten naar de daaropvolgende vergadering verschuiven.
Onder “tijdig” verstaat de wet dat de syndicus agendapunten mag weigeren indien deze pas na de eerste dag van de drie weken die voorafgaan aan de (vastgelegde) 15-daagse vergaderperiode zijn binnengekomen.
Beide agendapunten dienen door de algemene vergadering gestemd te worden met een volstrekte meerderheid (helft +1) van stemmen van de aanwezige of vertegenwoordigde mede-eigenaars.
Optie 2: Aanstelling via een Bijzondere Algemene Vergadering (BAV)
Indien er niet meteen een Algemene Vergadering op de agenda staat en de eigenaars wensen toch snel van syndicus te wisselen, dan kan er een bijzondere algemene vergadering (BAV) aangevraagd worden.
Let wel, de aanvraag van een bijzondere algemene vergadering dient aan specifieke vormvereisten te voldoen en is ook niet kosteloos!
Jalo Beheer kan je hierin steeds ondersteunen of doelgericht advies geven. Wij bekijken dit graag geval per geval. Bel ons gerust op tijdens de kantooruren of vraag bijstand via ons online contactformulier.
Optie 3: Via een referendum
Heb je momenteel geen syndicus in je gebouw of zijn alle mede-eigenaars het eens met de omschakeling naar de nieuwe syndicus? Dan kan je schriftelijk de nieuwe syndicus aanstellen door elke mede-eigenaar de offerte te laten ondertekenen.
Hier is het zeker van belang om na te kijken of je niet gebonden bent aan een opzegvergoeding door vroegtijdige opzegging van het vorige contract met de huidige syndicus!
Optie 4: Via een vonnis van de vrederechter
Worden er in jullie gebouw geen vergaderingen georganiseerd? Of vermoed je dat er zelfs op een algemene vergadering geen meerderheid behaald wordt voor de aanstelling van een nieuwe syndicus aangezien een eigenaar bijvoorbeeld een blokkerende meerderheid heeft? Is een referendum ook geen optie omdat een mede-eigenaar bijvoorbeeld onbereikbaar blijkt? Is de situatie onhoudbaar geworden door een onevenwicht tussen de eigenaars?
Dan kan het zijn dat de hulp van een rechtbank nodig is om een nieuwe syndicus aan te stellen.
Elke mede-eigenaar kan bij de vrederechter een verzoek indienen voor de aanstelling van een nieuwe syndicus. De rechter zal dan onderzoeken of het verzoek gegrond is of niet.
De benoeming van een syndicus is pas voltrokken wanneer hij zijn opdracht aanvaard heeft. Deze aanvaarding blijkt steeds uit de ondertekening van een overeenkomst tussen syndicus en VME.